¿Qué son las herramientas colaborativas?
Las herramientas colaborativas son mecanismos para aprender a aprender, a respetar otros puntos de vista, a generar consensos y a vivir experiencias compartidas entre quienes participamos en los procesos de planeación y acción cocreativa y corresponsable, que nos ayudan a construir organizaciones alineadas de manera circular para acercarnos adonde queremos estar.
¿Por qué usar herramientas colaborativas?
La colaboración es sustento de la cocreación y el catalizador de la vida social, es el impulso que activa nuestros vínculos de reciprocidad, genera lealtad y nos ayuda a tomar decisiones con mejores resultados para cada persona y para la comunidad en su conjunto.
Colaborar nos permiten identificar la situación en la que estamos con respecto al sistema en que vivimos, a reconocer oportunidades de mejora y a establecer objetivos que impulsen nuestro desarrollo integral.
Está claro que si no desarrollamos capacidades para llegar a acuerdos y no nos damos el tiempo para planear en conjunto y pactar nuestras posiciones, gastamos energía inútilmente y entorpecemos el trabajo de otros, sea porque no hemos comprendido cómo funciona el sistema y cometemos errores involuntarios o peor aún, porque queremos comprobar que las demás personas no tenían la razón o por no estar listos para formar comunidades sólidas y corresponsables.
Para que una organización funcione de manera colaborativa, es fundamental comprender que el bienestar colectivo es la base del bienestar individual, al mismo tiempo que las actuaciones individuales son la base del bienestar colectivo.
Las herramientas colaborativas que vamos a explorar en este artículo, son fórmulas probadas en diferentes ambientes para promover el aprendizaje, la investigación, la planificación y la acción participativa y corresponsable en proyectos y organizaciones comunitarias.
¿Qué es una organización comunitaria?
Conceptualmente la definición de comunidad tiene distintas interpretaciones dependiendo dónde sea utilizado.
Estoy de acuerdo con Juan Machín, que dice que comunidad no es una palabra solución, sino una palabra problema, porque enfrentarse a la definición de comunidad es un asunto por demás complejo.
Según la RAE, una organización es un grupo de personas y medios organizados con un fin determinado y una comunidad es un conjunto de personas que viven juntas bajo ciertas reglas o que tienen los mismos intereses. Desde esa perspectiva, las personas que colaboran en las organizaciones son comunidades que se integran por varias personas que trabajan juntas y tienen reglas explícitas o implícitas a partir de las cuales se organizan.
Max Weber conceptualizó a una comunidad como una relación social cuando y en la medida en que se inspira en el sentimiento subjetivo (afectivo o tradicional) de los participantes de constituir un todo.
Las personas somos parte de la comunidad que se conforma alrededor de una organización porque elegimos participar, decidimos llegar, decidimos quedarnos y nos quedamos.
¿Cuáles herramientas colaborativas podemos usar para generar consensos y aprendizaje comunitario?
Las seis herramientas colaborativas que se articulan entre si nos ayudarán a trabajar en comunidad para fortalecer nuestras organizaciones.
Seis herramientas colaborativas para generar consensos y aprendizaje comunitario
1. Grupos de activación para gestionar los procesos de cambio
Cada organización tiene condiciones y características únicas, tan distintas como las necesidades que buscan cubrir, como las personas que las conforman o los agentes que las impulsan, y cada proyecto que se implementa en una organización, genera cambios que requieren implantarse y administrarse.
Un grupo de activación se integra por personas cuyo liderazgo técnico, moral y operativo, permite convocar a las personas que colaboran en cada cada proyecto o programa que se impulsa en una organización, para diseñar estrategias, identificar temas de interés común, llegar a acuerdos para gestionar los procesos de cambio que resulten de ese proyecto en particular.
Conformar un grupo de activación específico, que sea capaz de escuchar y conciliar las distintas voces e intereses dentro de la comunidad que va a participar en un proyecto para impulsar una cultura participativa y corresponsable, parece ser el primer paso para lograr que el proyecto sea eficiente y sostenible.
Los grupos de a activación para cada proyecto se integran por un equipo que incorpora personas cuyo liderazgo técnico, social y operativo les permite identificar temas de interés común, así como barreras y oportunidades, llegar a acuerdos e impulsar su implementación con el apoyo de la comunidad en su conjunto, pues cualquier nueva implementación traerá cambios al sistema en su conjunto y requerirá realizar ajustes menores o mayores en las distintas áreas de la organización.
Los grupos de activación han de ser capaces de ver el árbol en el bosque y esto se facilita cuando incorporan diferentes puntos de vista.
Por supuesto la robustez y diversidad de integrantes de un grupo de activación, dependerá del tamaño de la organización y la complejidad del proyecto que se quiere implementar. El artículo sobre grupos de activación local que se orienta a la conformación de programas de desarrollo apoyados por consultores o agentes externos puede ser una lectura adicional útil para establecer grupos de activación en cualquier organización productiva.
2. Talleres de encuadre para tomar decisiones informadas
Los talleres de encuadre son herramientas colaborativas que ayudan a crear una atmósfera de negociación informada que facilita la toma de decisiones, generar consensos y motivar la apropiación de conceptos, metodologías, actitudes y acciones necesarias para implementar un Sistema de Manejo de Visitantes.
Se llevan a cabo a través de técnicas participativas que permiten informar y propiciar el aprendizaje de la comunidad, a la vez que ayudan a recopilar información práctica y emocional sobre temas específicos.
Casi todas las personas aprendemos mejor y somos más creativas cuando nos divertimos e interactuamos en grupos. Los talleres proporcionan un espacio abierto para expresar opiniones, sentimientos y sensaciones, donde se comparten puntos de vista, se identifican consensos y disensos, se establecen posiciones y se llegan a acuerdos para utilizar los instrumentos de conducción de visitantes e incorporar alternativas de desarrollo según las realidades locales.
El análisis enfocado a temas específicos durante cada taller de encuadre permite a los participantes profundizar en la comprensión de los significados y el imaginario local. Los talleres del SMV se relacionan con el diseño e implementación de herramientas de conducción de visitantes y su diseño se decide de acuerdo con las oportunidades identificadas en cada grupo y localidad.
Para conocer más sobre técnicas didácticas, estrategias de convocatoria y consideraciones para el éxito de los talleres, consulta ¿Cómo crear talleres participativos con valor comunitario?
3. Conversaciones con propósito para reflexionar en confianza
Las conversaciones con propósito nos permiten entablar diálogos reflexivos y profundizar en la exploración de percepciones, posiciones y opiniones mutuas.
Conversar para escucharnos y conocernos no es solo una técnica, sino una cultura que nos invita a conocernos y respetarnos y que podemos promover desde cualquier proyecto comunitario.
Se trata de provocar encuentros reflexivos en un entorno seguro y respetuoso, en el que exista la disposición genuina y la confianza de los interlocutores para percibir y reconocer los deseos, expectativas, temores y vulnerabilidades que conforman el mundo interior de cada persona.
A través de conversaciones con propósito podemos identificar elementos emocionales y racionales que constituyen barreras, motivaciones, necesidades y deseos de quienes participamos en los procesos de desarrollo de un proyecto.
Les comparto de nuevo una reflexión que escuché al maestro Humberto Maturana:
La manera para modificar el acto de violencia como conciencia histórica, es a través del escuchar y estar dispuesto a conversar tan largo como sea necesario, aceptando la legitimidad de lo que el otro quiere decir.
El aceptar la legitimidad, no quiere decir estar de acuerdo, quiere decir que si está diciendo algo debe haber algún fundamento de dónde lo dice.
Puede que el fundamento a mí no me parezca adecuado, pero debo respetar al otro para escucharlo; no tolerar. Solemos confundir la palabras respeto y tolerancia, y son cosas radicalmente distintas.
El respeto implica el reconocimiento de la legitimidad del otro; la tolerancia implica una venganza escondida: mira, lo toleraremos mientras tanto.
En general, las guerras, yo diría que, nunca las guerras resuelven los conflictos humanos, porque los conflictos humanos, primero, no son de la razón, siempre son de la emoción y se resuelven solamente en las mesas de conversación donde hay mutuo respeto.
Si la conversación es un encuentro de oposiciones, no es un encuentro de conversación. No es un encuentro en el cual podamos saber qué son las cosas que legítimamente podemos hacer juntos, sin negar las cosas que queremos, ni lo que el otro quiere, sino encontrar aquellas cosas en las que coincidimos.
El momento en que conversamos, cuando nos escuchamos, se abren espacios que no podemos sospechar antes.”.
4. Simulacros y simulaciones para practicar y conquistar
Las simulaciones y simulacros o juegos de roles se encuentran entre las herramientas más útiles para comprender, practicar, evaluar y probar comportamientos y estrategias.
Nos permiten experimentar diferentes escenarios relacionados con experiencias reales, explorar distintas perspectivas y ponernos en los zapatos de otros para generar empatía y mejorar nuestra capacidad de respuesta en situaciones no previstas, mejorando nuestras habilidades de control y respuesta.
Para llevarlos a cabo se establecen objetivos específicos, se generan los casos de la forma más realista posible, se eligen escenarios lo más realistas posibles y se asignan roles, ya sea de forma aleatoria, voluntaria o de manera que cada persona pueda asumir todos los roles que se jugarán en el ejercicio, depende del caso y el tiempo del que se dispone.
Para conocer más al respecto, consulta el recurso simulacros y simulaciones para practicar y dominar.
5. Investigación participativa para explorar el entorno
La investigación participativa es una fórmula que involucra a distintos actores sociales en la recolección y análisis de la información, lo que permite a los miembros de una comunidad generar conocimientos sobre y para sí mismos.
Algunas de las técnicas que utilizamos en la implantación del SMV son análisis de información documental, observación de sitio, entrevistas, sondeos presenciales o web, cliente misterioso y grupos de enfoque.
Colaborar en la investigación sobre el entorno local, regional y global fortalece la capacidad de observación, indagación y análisis. Así, amplía la visión de las personas que participan en la implementación del SMV, además de promover el trabajo en equipo, por lo que vale la pena que tanto quienes forman parte del grupo de activación como otros miembros de la comunidad intervengan en el proceso.
La investigación participativa requiere establecer protocolos puntuales y roles precisos. Para asegurar que quienes participan cuenten con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para aplicar las diferentes técnicas de investigación que se decida utilizar, por lo que en las primeras etapas del proceso es posible que requieran un programa de formación.
Consulta las diferentes técnicas de investigación y ajústalas a las necesidades de cada proyecto que implementarás en una organización.
6. Transparencia web para comunicarnos en tiempo real
Cada vez es más difícil imaginar la comunicación, la colaboración y la gestión de conocimientos sin pensar en Internet, la web, la red de redes o el desarrollo tecnológico.
Sin embargo en muchos proyectos, al menos en la mayoría que conozco, incluso aquellos que se denominan proyectos de participación comunitaria, la tecnología web y las herramientas de comunicación e información en línea se utilizan principalmente para comunicarse hacia fuera, particularmente hacia los clientes.
Las TIC nos pueden ayudar a articular un buen sistema operativo, facilitar el flujo de información, gestionar y compartir el conocimientos de manera transparente, oportuna y descentralizada y compartir opiniones propias para que las personas que participamos en los procesos de planeación, acción y evaluación participativa estemos articuladas, conozcamos los avances integrales del proyecto, así como el estatus de cada componentes. proyecto no jala, escucho a cada rato.
Manejar varias aplicaciones y los datos que contienen puede ser un desafío, aunque existen sistemas de integración de aplicaciones que pueden usarse para lograrlo.
Para comenzar el proceso les recomiendo usar una página web fácilmente actualizable en la que se articule y comparta la información de manera transparenten para facilitar el flujo de información y con ello la actuación corresponsable del equipo.
Ahí pueden publicar protocolos, agendas, convocatorias, los resultados de los talleres, conversaciones, simulacros e investigaciones, los logros y el estatus de cada componente primero hacia quienes los compartimos y de manera transparente hacia el mundo. Así, las TIC se aprovechan como herramientas colaborativas además de cómo instrumentos de comunidación.
Hoy el mundo se entera de todo, si vamos a hacer o comunicar algo que no debía saber el mundo, pensémoslo dos veces antes de hacerlo, y si es algo que de lo que vale la pena que se entere la comunidad organizacional, publiquémoslo sin tapujos, teniendo en cuenta que la energía que usamos para ocultar puede usarse también para crear y hacer más eficientes nuestros procesos.
Puedes profundizar en transparencia web para articular nuestros recursos.
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