Una reserva trae información que tu equipo necesita para recibir a las personas: fecha, servicio, grupo y acuerdos. Este ejercicio te ayuda a organizarla, decidir quién puede usarla y preparar los mensajes de cada visita con el cuidado que requieren los datos personales.
¿Qué vas a construir y para qué te sirve?
Vas a preparar un registro mínimo de clientes, un flujo de confirmación, previaje y postvisita, y un borrador de aviso de privacidad. El resultado reúne las decisiones que después llevarás al proyecto integrador: qué se guarda, para qué, quién lo actualiza y cuándo se revisa su conservación.
Recupera tu protocolo de la sesión 11 y sus etiquetas de estado. Trabaja con quien responde consultas, quien recibe al grupo y quien lleva la administración. Puedes usar un cuaderno o una hoja de cálculo. Para practicar y compartir el resultado, usa identificadores y datos ficticios.
El borrador de aviso es una base de trabajo. Conviene revisarlo con asesoría legal antes de ponerlo en uso, llevando tus tablas de finalidades, conservación y transferencias: ayudarán a que el texto corresponda con la operación del negocio.
¿Cómo preparas el registro y los acuerdos de cuidado?
1. Elige una oferta y sigue una reserva
Usa una oferta de los ejercicios anteriores y reconstruye qué datos necesitas desde la consulta hasta el cierre de la visita. Nombra el hecho que confirma la reserva: por ejemplo, cupo comprobado, condiciones aceptadas y anticipo recibido según tu procedimiento.
Anota también lo que requiere cada función. Cocina puede necesitar el número de comidas y una indicación de atención pertinente; el reporte comercial puede usar cantidades por canal. Decide qué información recibe cada parte, evitando circular la ficha completa cuando basta con algunos campos.
2. Relaciona cada campo con una finalidad
Prepara la primera tabla de la plantilla. Para cada campo, escribe qué tarea permite hacer y si es necesario para atender el servicio o corresponde a una finalidad adicional. Indica quién lo llena y quién puede consultarlo.
La ley publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025, con reforma del 14 de noviembre de 2025, pide limitar el tratamiento a las finalidades informadas y usar datos necesarios y relevantes, en sus artículos 11 y 12. Si un campo no tiene una tarea clara, déjalo fuera de esta primera tabla.
Distingue el consentimiento del tratamiento necesario para cumplir una relación jurídica, previsto en el artículo 9, fracción IV. Para finalidades adicionales, como promociones o una encuesta voluntaria, define cómo informarás y recogerás la decisión de la persona conforme al artículo 7. Puedes adoptar una aceptación expresa separada para cada una como práctica del negocio.
3. Acuerda cuánto conservarás y cómo cerrarás cada registro
Escribe un plazo o una fecha, el hecho desde el que se cuenta y quién hará la revisión. Separa consultas cerradas sin compra, reservas prestadas y contactos que aceptaron promociones. Cuando un plazo dependa de obligaciones legales o contractuales, anota cuáles debe revisar administración y fija quién completará esa decisión antes de usar el registro.
El artículo 10 exige suprimir los datos que dejen de ser necesarios, al concluir el plazo de conservación y previo bloqueo cuando corresponda. El bloqueo conserva información para responsabilidades, con uso restringido; los artículos 24 y 25 explican su relación con la cancelación y sus límites. Conserva aparte los documentos que todavía necesites por una obligación aplicable.
4. Define accesos, resguardo y atención de solicitudes
Acuerda quién puede editar, consultar, hacer respaldos y eliminar datos. Incluye cómo protegerás el cuaderno o el equipo y cómo retirarás accesos al cambiar de funciones. Son maneras de llevar a la práctica la seguridad y confidencialidad de los artículos 18 y 20.
Designa a una persona para tramitar derechos ARCO, conforme al artículo 29, y un medio de contacto que el negocio pueda atender. Prepara el registro de solicitud, acreditación de identidad, respuesta y cumplimiento. El artículo 31 fija hasta 20 días hábiles para comunicar la determinación y, si procede, 15 días hábiles siguientes para hacerla efectiva, con ampliaciones justificadas previstas en ese artículo.
Si para prestar la experiencia necesitas datos sensibles, como información de salud, diseña un resguardo separado y revisa el consentimiento expreso y por escrito del artículo 8, salvo las excepciones legales. Esta primera plantilla puede trabajarse con nombres y contactos, dejando el procedimiento sensible como una tarea específica por resolver antes de recabarlo.
¿Cómo diseñas los mensajes y el aviso?
5. Prepara el flujo y sus condiciones de pausa
Escribe los tres mensajes. Para cada uno, señala qué hecho lo inicia, qué datos usa, quién lo revisa y cuándo se cancela. Un cambio de fecha debe detener las indicaciones de la fecha anterior; una cancelación debe retirar la reserva de ese flujo.
Después de la visita puedes preparar un agradecimiento con los pasos de la misiva agradecida: saludo, contexto, motivo, cierre y entrega. Decide por separado si habrá encuesta voluntaria y si se ofrecerá recibir promociones. Cada finalidad necesita estar informada y contar con su base aplicable; el agradecimiento puede enviarse sin añadir una oferta comercial.
Reserva atención personal para cambios, incidencias y necesidades particulares. Si una respuesta abre un pendiente, asígnalo con nombre y fecha en el registro.
6. Redacta el aviso a partir de tus tablas
Completa la base de abajo con las decisiones reales del negocio. El artículo 15 pide seis elementos mínimos: identidad y domicilio, datos tratados, finalidades, opciones para limitar uso o divulgación, derechos ARCO y comunicación de cambios. Añade el mecanismo de revocación del artículo 7 y las transferencias que correspondan a los artículos 35 y 36.
Define cómo presentarás el aviso al recabar los datos. Según el artículo 16, en papel se da a conocer al obtenerlos, salvo entrega previa. En medios electrónicos se facilita el simplificado con las fracciones I a IV del artículo 15 y el sitio de consulta del integral. Prepara ambas versiones a partir de la misma información.
7. Ensaya una reserva y una baja de promociones
Una persona del equipo simula la reserva; otra usa el registro y prepara los mensajes. Cambien la fecha y comprueben qué indicaciones deben detenerse. Después simulen que la persona rechaza promociones: esa elección debe reflejarse en los envíos, manteniendo lo necesario para atender su reserva.
Revisen también una solicitud de corrección de correo. Quien tome el relevo debe poder localizarla, conocer el pendiente y continuar la respuesta.
¿Cómo se ve el ejercicio en la cooperativa?
Ejemplo ilustrativo ficticio. La cooperativa de la Sierra Norte de Oaxaca retoma la caminata corta con comida. Elena actualiza el registro y Mateo cubre su relevo. La práctica se hace con el identificador R-013, sin un contacto real.
| Dato o acuerdo | Decisión del ejemplo |
|---|---|
| Nombre y contacto elegido | Atención los usa para responder y preparar la reserva. Operación recibe el identificador y los acuerdos necesarios. |
| Fecha, grupo y servicio | Elena actualiza; coordinación comprueba que el cambio llegó a guías y cocina. |
| Promociones | La familia elige no recibirlas. La reserva conserva su flujo de servicio. |
| Encuesta | Se ofrece de forma voluntaria, con finalidad informada y aceptación registrada para este ejemplo. |
| Consulta cerrada sin compra | Revisión a los 90 días del cierre y supresión si ya no hay finalidad ni obligación de conservar. Es un plazo ficticio del negocio. |
| Reserva prestada | Revisión 30 días después del servicio para separar lo que deba conservarse por obligaciones y suprimir lo que ya no se necesite. Administración define el plazo aplicable a esos documentos. |
| Derechos ARCO | Elena tramita las solicitudes por el medio que el negocio declarará en su aviso. |
El flujo acordado queda así:
| Momento | Texto del ejemplo | Control |
|---|---|---|
| Confirmación | «Tu caminata con comida quedó confirmada para [fecha], para [personas]. El traslado se contrata aparte. Conserva la referencia [reserva] y estos acuerdos: [condiciones].» | Se prepara después de comprobar cupo y confirmación; Elena revisa los campos. |
| Previaje | «Te esperamos en [punto y hora]. Para esta salida recomendamos [equipo]. Si necesitas revisar tu llegada, responde por este medio.» | Se envía en la fecha acordada si la reserva sigue vigente y las indicaciones están actualizadas. |
| Postvisita | «Gracias por compartir la caminata y la comida con nuestra comunidad. [Detalle pertinente del encuentro]. ¿Hay algo de la visita que quieras contarnos?» | Se revisa si hay incidencias pendientes. La encuesta acordada va por su propia finalidad y sin promociones. |
¿Qué plantillas puedes llenar con tu equipo?
Registro mínimo y conservación
Negocio, oferta y fecha: __________
Identificador del caso de práctica: __________
Duplica las filas necesarias. Define el plazo antes de poner el campo en uso.
| Campo | Para qué sirve y base del tratamiento | Quién lo llena | Quién lo consulta | Plazo, hecho de inicio y revisión | Acción al terminar |
|---|---|---|---|---|---|
| Identificador, nombre y contacto | |||||
| Servicio, fecha y número de personas | |||||
| Estado, pendiente y siguiente acción | |||||
| Aviso presentado: versión, fecha y medio | |||||
| Decisión por finalidad adicional y su evidencia |
Acuerdos de cuidado
| Acuerdo | Tu negocio |
|---|---|
| Dónde se guarda y quién administra los accesos | |
| Respaldo, responsable y forma de recuperación | |
| Protección del papel y de los equipos | |
| Retiro de accesos y compromiso de confidencialidad | |
| Persona que recibe solicitudes ARCO y medio de contacto | |
| Registro de fechas de recepción, respuesta y cumplimiento | |
| Respuesta ante pérdida o acceso indebido, incluido quién valora la comunicación del artículo 19 | |
| Transferencias a terceros: datos, destinatarios, finalidad, consentimiento o excepción aplicable | |
| Apoyos externos que tratan por cuenta del negocio y sus instrucciones | |
| Decisiones pendientes, quién las resuelve y fecha previa al uso |
Flujo de mensajes
| Momento | Hecho que lo inicia | Cuándo y por qué medio | Texto y campos que usa | Responsable | Cuándo se pausa o cancela |
|---|---|---|---|---|---|
| Confirmación | |||||
| Previaje | |||||
| Postvisita |
Finalidad y base de cada envío adicional: __________
Cómo registras y aplicas la negativa o revocación: __________
Quién atiende las respuestas personales: __________
Base para redactar tu aviso de privacidad integral
Sustituye cada espacio por información concreta y quita las instrucciones entre corchetes al preparar el aviso de tu negocio.
Identidad y domicilio. [Nombre completo o razón social], con domicilio en [domicilio completo], es responsable del tratamiento de tus datos personales. Puedes comunicarte sobre su protección mediante [medio atendido y persona o área responsable].
Datos que tratamos. Recabamos [lista exacta de datos] para las finalidades descritas a continuación. [Indica si se recaban datos sensibles y cuáles. Si se necesitan, incorpora su finalidad y el mecanismo correspondiente de consentimiento expreso y por escrito, salvo excepción aplicable].
Finalidades necesarias. Usamos [datos vinculados a cada finalidad] para [gestionar la consulta, formalizar y prestar el servicio, comunicar cambios u otras finalidades efectivas]. [Distingue cuáles requieren consentimiento y cuáles se apoyan en una excepción legal aplicable].
Finalidades adicionales y elección. También proponemos usar [datos] para [encuesta voluntaria, promociones u otras finalidades adicionales reales, cada una por separado]. Puedes rechazar estas finalidades mediante [mecanismo]. Rechazarlas no impide recibir el servicio que contratas. Para registrar tu elección ofrecemos [una opción independiente para cada finalidad].
Cómo limitar uso o divulgación y revocar el consentimiento. Puedes solicitar [límites disponibles] o revocar tu consentimiento mediante [medio, pasos y forma de comunicar la respuesta]. La revocación tendrá efectos hacia adelante. Cuando exista una obligación que requiera conservar determinados datos, te explicaremos su alcance.
Derechos ARCO. Puedes solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición mediante [medio y procedimiento]. Incluye tu nombre y medio para recibir notificaciones, la acreditación de identidad o representación, lo que solicitas y los elementos que permitan localizar los datos. Para rectificación, indica el cambio y su sustento. [Describe cómo acreditar identidad de forma segura y cómo recibirás la respuesta]. Comunicaremos la determinación en hasta 20 días hábiles y, si procede, la haremos efectiva en los 15 días hábiles siguientes, con las ampliaciones justificadas previstas en la ley. El trámite es gratuito, con las salvedades legales aplicables.
Transferencias. [Describe las transferencias reales: datos, destinatarios y finalidades. Incorpora la cláusula para aceptar o rechazar cuando requieran consentimiento y distingue las excepciones legales. Si no realizas transferencias, escribe la declaración que corresponda a tu operación].
Cambios al aviso. Comunicaremos las modificaciones por [procedimiento y medio concreto]. El aviso integral vigente puede consultarse en [lugar físico o dirección electrónica]. Fecha y versión: [fecha e identificador].
Base para el aviso simplificado en medios electrónicos
[Nombre o razón social y domicilio] tratará [datos, identificando los sensibles] para [finalidades necesarias y adicionales, distinguiendo las que requieren consentimiento]. Puedes limitar su uso o divulgación y rechazar las finalidades adicionales mediante [opciones y medios]. Consulta el aviso integral en [sitio de consulta].
Comparte tu diseño en el foro de ejercicios del seminario y cuéntanos qué acuerdo ayudará a tu equipo a cuidar el registro. Puedes mostrar las tablas con datos ficticios o una foto del flujo; deja fuera los contactos, las conversaciones y la información personal de tus clientes.
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