Priorización en acción es una fórmula para ponernos en movimiento y capitalizar o minimizar aquellos temas de mayor importancia para nuestras comunidades y organizaciones.
Existen distintas fórmulas para establecer parámetros que nos permitan identificar qué es más importante o a qué poner atención.
Priorizar es conferir a una serie de datos, artefactos, elementos o asuntos un orden de importancia.
Si no logramos priorizar, es posible que nuestras elecciones de inversión no sean las más adecuadas para cumplir con nuestros objetivos.
En 1970, Bruce Henderson publicó la famosa matriz de crecimiento-participación denominada matriz BCG, desarrollada por Boston Consulting Group, para analizar la cartera de productos de la empresa.
Esta metodología establece cuatro espacios de evaluación que corresponden a una matriz de cuatro cuadrantes en los que se ubican los productos o servicios en función de su crecimiento y participación de mercados.
Con base en esta metodología, fueron surgiendo diferentes formas de aplicar los conceptos y adaptarlos a diferentes casos.
En Identidad y Desarrollo hemos adoptado esta matriz para analizar proyectos, ideas, productos, intermediarios o acciones de las organizaciones con las que trabajamos de forma práctica, asociando la vinculación emocional de los gestores de proyectos con la forma en que priorizan sus decisiones. Le llamamos matriz de priorización en acción.
¿Podemos relacionamos con las cosas como si fueran personas?
Pues sí. Las personas nos relacionamos emocionalmente con otras personas y también con productos, edificios, plantas, animales, hasta con las piedras.
¿Te ha pasado que recogiste una piedra en algún día de campo especial, la guardas con entusiasmo y cuando la encuentras sonríes con cariño?
¿Tienes un suéter en el armario que ya no te queda hace años y no puedes sacarlo porque le tienes cariño aunque tu ropa esté apretada?
¿Has perdido alguna oportunidad porque estabas buscando lo que no necesitabas?
El cariño por las cosas es un asunto incomprensible pero cierto.
Otro incomprensible es el entusiasmo por la novedad frente a la dificultad que nos provoca la disciplina necesaria para que lo cotidiano que se vuelve monótono.
Cuando los días pasan sin que algo nuevo sucede, tendemos a aburrirnos y cuando pasa por nuestro cielo un fenómeno luminoso o recibimos una visita famosa en nuestro pueblo, podemos abandonar todo lo demás para seguirlo.
Definitivamente somo seres emocionales y crecemos entre apegos.
¿Para qué sirve la matriz de priorización en acción?
La matriz de priorización en acción utiliza y ajusta metáforas que nos permiten comprender nuestra relación personal con asuntos que pareciera que debíamos evaluar con la razón.
- Sirve para identificar la relación emocional de las personas con los proyectos y acciones de las organizaciones.
- Sirve para priorizar nuestras inversiones con inteligencia teniendo en cuenta tanto factores emocionales como racionales.
- Sirve para fortalecer el pensamiento crítico.
- Sirve para vincularnos en equipo y crear comunidad cuando la trabajamos en conjunto.
Descripción de los cuadrantes de la matriz de priorización en acción
Las estrellas fugaces son los proyectos y productos que aún no son estables pero parece que tienen un enorme crecimiento. Son deslumbrantes, provocan que nuestros ojos las miren y nuestra atención se distraiga.
Los niños problema son las nuevas ideas de proyectos o productos. Son seductores, por instinto queremos cuidarlos y protegerlos para que vivan. Tienen un enorme potencial.
Las vacas lecheras son los proyectos o productos más estables, que tienen un rendimiento constantes. Se mueven poco y tienden a ser aburridos.
Los perros callejeros con los proyectos o productos que no producen nada. Están ahí, moviendo la cola, dando lástima, comiendo todo lo que pueden.
Recomendaciones de priorización en acción
El ejercicio se puede llevar acabo como parte de un taller participativo, una sesión de planeación o en forma individual.
En caso de que sea parte de un taller se requiere seleccionar un moderador general y uno por grupo.
Es deseable que el moderador general sea una persona ajena a la organización para que todos los integrantes del equipo puedan participar sin distraerse.
Lo más importante es aplazar el juicio sin valorar los comentarios de los participantes y dejar que la mente de cada uno reflexione libremente y se exprese sin bloqueos.
Seis pasos para priorizar en acción
- Elige un tema
- Dibuja una matriz
- Identifica los elementos a priorizar
- Califica los elementos
- Valida
- Plantea estrategias y acciones
Primer paso. Elige un tema
Elige un solo tema que para tu análisis. Recuerda que el que mucho abarca, poco aprieta. Tu tema puede estar relacionado con:
- Proyectos
- Ideas
- Productos
- Servicios
- Acciones
- Clientes
- Puestos
Puedes hacer varios análisis, pero haz uno a la vez.
Segundo paso. Dibuja una matriz
Dibuja una matriz de cuatro cuadrantes en una hojas de rotafolio y ten a la mano tarjetas o notas autoadhesivas.
Tercer paso. Identifica y califica lo que quieres evaluar
Escribe los nombres de los elementos que quieres evaluar en las tarjetas autoadhesivas y colócalos en el cuadrante en el que consideras que pertenece teniendo en cuenta las características de cada tipología:
¿Son estrellas fugaces, niños problema, vacas lecheras o de plano perros callejeros?
Cuarto paso. Califica cada elemento
Reacomoda los postits comparando la posición de cada elemento con respecto a la inversión que requieren y la utilidad que generan:
Acomoda los elementos que requieren más inversión hacia arriba: considera el tiempo, dinero y esfuerzo que requieren.
Acomoda los que generan mayor utilidad hacia la izquierda teniendo en cuenta el dinero que generan, su valor de uso, posicionamiento, vinculación y fortalecimiento con la propuesta de valor y el concepto identitario de la organización.
Quinto paso. Plantea estrategias
Genera estrategias de mantenimiento:
Vacas lecheras. Necesitan mantenimiento y tal vez pequeñas mejoras. No sobreinviertas en ellas para evitar que lleguen a un punto de rendimiento decreciente, tampoco las abandones. Entre más las ordeñes, más leche te darán. Si no has leído el recurso sobre enamórarte de tus productos vaca, es un buen momento.
Niños problema. Requieren mucho cuidado e inversión. Selecciona solamente un par de niños problema a los que puedas dedicar tiempo, dinero y esfuerzo. Todas tus ideas pueden ir a un archivo, piensa que los estás guardando en la nevera y ahí permanecerán hasta que hayas logrado colocar el o los dos niños que elegiste en el cuadrante de las vacas y en lugar de requerir inversión estén dándote utilidades.
Estrellas fugaces. Son difíciles de mantener y dependen de factores externos. Aprovéchalas sin apegos, no permitas que jalen demasiado tu atención y monitoréalas constantemente, porque pueden convertirse en vacas o en perros con cierta facilidad.
Perros callejeros. Si identificas un producto, servicio o elemento del proceso que no le da nada para la organización y le requiere una inversión aunque sea mínima, o una inversión mayúscula para convertirlos en otra cosa. Elimínalos de tu vida, de tu pensamiento y de tu negocio o al menos envíalos al refri con los proyectos nuevos que no atenderás en este momento. No es un ser vivo, no te encariñes, la metáfora es fuerte precisamente para hacer consciencia en nosotros.
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