Flujograma con fama: ¿Cómo hacer un diagrama de flujos en 7 pasos? es un ejercicio que facilita la comprensión y difusión de los procesos que se llevan a cabo en una organización para detectar posibilidades de mejora, optimización y estandarización.
Hace más de cien años, Frank y Lillian Gilbreth presentaron un diagrama para documentar gráficamente la secuencia de pasos de un proceso industrial con el objetivo de analizarlo y mejorarlo. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para estandarizar y optimizar procesos en distintas organizaciones de diferentes sectores.
Unos años más tarde, comenzó a acuñarse una especie de alfabeto visual que ha evolucionando de diferentes formas para representar todos los pasos, entradas, salidas, secuencias y decisiones del flujo de un proceso.
Actualmente existen muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, pues es una herramienta muy potente que se aplica en muchos campos diferentes para la planificación, visualización, documentación de procesos industriales, logísticos, de comunicación, capacitación o manejo de información.
Como norma general se emplean formas rectangulares, ovaladas, de diamante y muchas otras variedades de símbolos para definir el tipo de paso, que junto a flechas sirven para conectar y establecer flujos secuenciales.
¿Cómo se construye un diagrama de flujos?
El diagrama de flujo es una visualización simplificada de procesos complejos que representa de forma clara, esquemática y secuencial los pasos a seguir de manera que las actividades se adapten y realicen de forma óptima y estandarizada.
El nivel de especificidad de las acciones dependerá del nivel programático al que quieras llegar. Puedes hacer tantos diagramas como sea necesario y vincularlos entre si.
- Los diagramas de nivel 0 son panorámicos y de contexto que presentan un solo nodo. Ofrecen pocos detalles aunque permiten conocer las entradas y salidas o productos entregados del la organización en su conjunto.
- Los de nivel 1 presentan detalles de los subprocesos de la organización, incorporando los flujos de las distintas áreas que interactúan en ella.
- Los de nivel 2 pueden ser para detallar un proceso particular, incorporando tareas específicas, los responsables y los recursos que se invierten en cada componente. Todos comienzan con una entrada y terminan con una salida.
Para facilitar su diseño se utilizan una serie de símbolos o figuras con significados definidos que se describen el tipo de los pasos a implementar y el flujo a realizar desde el inicio hasta el final del proceso.
Significado de los símbolos comunes de los diagramas de flujo
Descarga la lista de los símbolos para apoyar tus diagramas de flujo
¿Para qué sirve un flujograma?
Los flujogramas nos ayudan a:
- Conocer y comprender los procesos de un solo vistazo.
- Diseñar, planificar, documentar, analizar y gestionar protocolos con los equipos de trabajo.
- Definir responsabilidades, funciones, tiempos, movimientos y recursos.
- Llegar a acuerdos sobre la forma como llevar a cabo las tareas.
- Estandarizar la forma de trabajar de manera ágil y efectiva.
- Encontrar brechas, duplicidades y errores para plantear mejoras y solucionar problemas.
- Identificar patrones y similitudes entre los procesos para facilitar la transferencia de habilidades entre los colaboradores.
El siguiente ejemplo es un flujograma de actuación para un comité de manejo de crisis que es puede servir como ejemplo. ¿Qué opinas? ¿Qué incorporarían o retirarían?
Flujograma de actuación de un comité de crisis
7 pasos para crear un diagrama de flujos
- Define el propósito y el alcance del flujograma
- Identifica el inicio y el final del proceso
- Haz un listado de componentes
- Ordena y conecta las tareas en orden cronológico
- Incorpora los recursos necesarios
- Evalúa y mejora
- Sistematiza y comparte
Paso 1. Define tu propósito y alcances
Pregúntate:
- ¿Qué deseas lograr con éste flujograma?
- ¿Cuál es el proceso que vas a mapear?
- ¿Para qué quieres mapearlo?
Para iniciar te recomendamos empezar con procesos sencillos y diagramas simples, a los que puedes ir añadiendo detalles a medida en que lo requiera la organización.
Elige un solo proceso.
Invita a las personas que forman parte de ese proceso para revisar juntos las posibles alternativas.
Si utilizarás un formato de taller revisa ¿Cómo crear talleres con valor comunitario?
Paso 2. Identifica el inicio y el final del proceso
Identifica la actividad inicial o detonante del proceso y el resultado del proceso que has decidido obtener. Anota cada uno en una tarjeta.
Paso 3. Haz un listado de componentes
Haz un listado de todos los componentes del proceso que estás mapeando: las actividades, tareas, recursos, información entrante o saliente y decisiones que han de llevarse a cabo desde el principio hasta el final del proceso.
Utiliza postits o tarjetas para anotar cada uno de los componentes que identifiques. Ten a la mano los símbolos de proceso para ir clasificando las tarjetas y anótalos en las tarjetas.
Utiliza una tarjeta nueva para anotar cada actividad o recurso. Si en el proceso encuentras nuevas opciones o consideras necesario desdoblar alguna actividad, hazlo.
Paso 4. Ordena y conecta los componentes del proceso
Dispón una mesa o un espacio en el piso.
Coloca las tarjetas de la actividad detonante y resultante en los extremos dando suficiente espacio para incorporar y acomodar las demás tarjetas en orden cronológico.
Coloca en las tarjetas de los componentes que identificaste en el paso anterior e incorpora los símbolos adecuados para cada uno.
Identifica los elementos de decisión que tienen más de una línea de salida. Todos han de estar conectados con el proceso.
Recorre y revisa el proceso de ida y vuelta, de principio a final y de final al principio.
Si durante el acomodo de tareas identificas nuevos puntos de decisión anota todas las posibilidades de actuación que deriven de esa decisión y acomódalas en distintas líneas que se conectarán con el proceso más adelante.
*Las decisiones son preguntas de sí o no, que te permitirán tomar un camino u otro a lo largo del diagrama de flujo.
Paso 5. Incorpora los recursos necesarios
Puedes incorporar el nombre o las siglas de las personas que participan en cada componente del proceso, los responsables de tomar decisiones, de verificar o de actuar utilizando etiquetas de colores.
También puedes incorporar otros recursos que se utilizarán en el proceso: tiempo, dinero o especie.
En el proceso incorpora nuevas tarjetas con nuevos componentes si lo consideras pertinente. Observar desde nuevos puntos de vista suele darnos la oportunidad de identificar nueva información.
Paso 6. Evalúa y mejora
Verifica y analiza todos los pasos del diagrama con las personas que participan en el proceso.
Invítales a observar el proceso para asegurarte de no dejar de lado nada que sea importante para tu propósito.
- ¿Hay algún paso que puede simplificarse o mejorarse para incrementar la calidad o ahorrar tiempo, dinero o esfuerzo?
- ¿Existen algunos riesgos relacionados con posibles amenazas externas o internas? Identifica puntos de control y posibles decisiones para facilitar el flujo.
- ¿Identificas algún cuello de botella de comunicación, información o recursos que relentiza el proceso y puede facilitarse?
Coloca el diagrama en un lugar visible y revísalo con regularidad.
Paso 7. Sistematiza y comparte
Puedes hacer bosquejo a mano para facilitar que se involucre el equipo y posteriormente utilizar algún programa que facilite su automatización, permita crear procesos más complejos como Lucidchart, Miro y Visio.
Los diagramas son para compartir entre todas las personas que forman parte del proceso, tanto directa como indirectamente.
Mantén abierta la posibilidad de mejorarlos cuando identifiques nuevos recursos o innovaciones que mejoren la eficiencia, la eficacia, la calidad y la satisfacción de los involucrados.
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