Detectives de egresos y oportunidades de ahorro es un ejercicio creativo y divertido que nos ayuda a ser consciencia de los gastos en que incurre un proyecto y organización, nos da elementos para clasificarlos y encontrar oportunidades para reducirlos y controlarlos.
Controlar los gastos implica negociar, generar estrategias inteligentes, creativas e interesantes para encontrar fórmulas que nos ayuden a optimizar el uso de los recursos en cada áreas de trabajo, fomentar la cultura de ahorro, generar sentido de logro y pertenencia en el equipo para obtener más con menos, sin poner en riesgo la operación diaria, la capacidad de vender y generar rendimientos o la satisfacción de los colaboradores y los clientes o cumplir los objetivos planteados para mejorar la salud financiera de la organización.
¿Por qué los detectives de gastos trabajan con preguntas de investigación?
Los detectives trabajan con preguntas porque las preguntas de investigación son una herramientas fundamentales para explorar y profundizar en los detalles, recopilar datos y evidencias, y obtener respuestas que ayuden a desentrañar la verdad.
Las preguntas de investigación nos ayudan a:
- Poner atención a los detalles que se observa a simple vista y que está oculta detrás de algún distractor para obtener información relevante.
- Desarrollan hipótesis sobre el caso desde diferentes perspectivas.
- Detectan inconsistencias y recopilan nuevas evidencias.
- Desafían su mente para estimular el pensamiento crítico.
Cinco pasos para descubrir y reducir gastos
- Preparación e hipótesis previa
- Interrogatorio de testigos
- Propuestas de reducción
- Confirmación y clasificación de sospechosos
- Plan y compromisos
Primer paso. Preparación e hipótesis previa
Revisa e imprime los cuestionarios y tablas de apoyo para los detectives de gasto aquí.
Solicita a los contadores o responsables de la administración de la organización que te proporcionen la lista de todos los gastos. Compárteles los cuestionarios y tablas que utilizarás con el equipo en el siguiente paso y pídeles que los clasifiquen en los siguientes rubros:
- Recursos Humanos
- Inmuebles
- Mobiliario y equipo
- Servicios públicos
- Comunicación y marketing
- Insumos
- Licencias y permisos
- Gastos financieros
Cuéntales que no es necesario entrar en demasiados detalles para no confundir, solo proporcionen suficiente información para facilitar la identificación de oportunidades. Si en alguno de los rubros no se han generado gastos pueden señalar “no hay sospechosos”.
Reúne al equipo e invítalos a convertirse detectives de gastos y oportunidades de reducción.
Lee frente al grupo el siguiente caso:
La organización _____________ (nombre) está en peligro de muerte por un problema de baja rentabilidad causado por malos gastos.
Los detectives responsables han hecho una lista de sospechosos y han decidido que todos los gastos son presuntos culpables del crimen de baja rentabilidad.
El problema al que se enfrentan es que algunos gastos no solo no son culpables de la baja rentabilidad, sino que son promotores de la calidad y rentabilidad de la organización, por lo que disminuirlos podría causar serios daños a la paciente.
Es así que se convoca al grupo de detectives adjuntos y testigos para ayudarles a comprender mejor el informe que entregarán a la dirección general, cuyo responsable funge como juez del caso y decidirá qué gastos eliminar.
Dependiendo del tamaño de la organización, se generará la logística del ejercicio. Para una empresa pequeña de menos de 30 colaboradores, organiza un taller en el que todos participen, para una empresa mayor, organicen distintas sesiones en las que participen diferentes áreas de trabajo.
Segundo paso. Interrogatorio de testigos
Si trabajas en equipo, ten a la mano el análisis contable que solicitaste a administración en el paso anterior pero no lo compartas aún con el grupo.
Este paso, en el que todas las personas que participan son testigos de los gastos de la organización, se responderán las preguntas que les ayudarán a ser conscientes y reconocer cuáles son los gastos en que incurre la organización, cuáles son más visibles y reconocidos y cuáles están olvidados o no son tan evidentes. Además les servirá para calentar la mente y tener más presentes los gastos para los siguientes pasos.
Pide a las personas participantes que identifiquen el tipo de gastos de cada categoría utilizando las preguntas del cuestionario de gastos. De esta manera cada quien podrá reconocer los conceptos de gasto de forma intuitiva sin tener que leer definiciones teóricas, pues las propias preguntas les llevan a comprender a qué categoría corresponde cada gasto.
Señala a cada persona del grupo y da un espacio de diez segundos para responder. Asegura que el ejercicio es divertido y dinámico.
Si faltó algún gasto que se identificó en el análisis contable, menciónalo al final de la ronda y anótalo en una hoja de rotafolios o papelote. Asegura que este nuevo descubrimiento sea divertido para el grupo.
Cuestionario de gastos
- ¿Qué funciones operativas nos generan sueldos fijos? (especificar puestos, no personas)
- ¿Qué funciones administrativas nos generan sueldos fijos? (especificar puestos, no personas)
- ¿Qué pagamos como honorarios eventuales? Por ejemplo: contador, abogado, médico veterinario biólogo, químico, agrónomo, entre otros)
- ¿Qué impuestos nos generan los gastos en recursos humanos? (IMSS/SAR/INFONAVIT/Nómina)
- ¿Qué prestaciones y bonos ofrecemos? (seguros, viajes, porcentaje de ventas, entre otros)
- ¿En qué tipo de capacitación invertimos?
- ¿Qué tipo de inmuebles utilizamos para operar? Terrenos, oficinas, locales comerciales, estacionamientos.
- ¿Si tenemos inmuebles propios ¿Pagamos impuestos o tenencias?
- ¿Qué inmuebles rentamos si es el caso?
- ¿Qué tipo de mantenimiento damos? ¿lo hacemos con recursos propios o contratamos externos?
- ¿Qué tipo de gastos representan el mobiliario y equipo que se utilizan para administrar, operar o vender: renta, mantenimiento, reposición, compra…?
- ¿Gastamos en agua, luz, internet, teléfono, gas, gasolina, transporte?
- ¿Gastamos en teléfono, internet, promoción y publicidad, comisiones?
- ¿Tenemos gastos de representación? (comidas, viajes)
- ¿Qué compramos generalmente para producir lo que vendemos? (Materias primas, vacunas, abonos,)
- ¿Qué compramos generalmente para administrar y operar? (tinta, papelería, libros, recursos didácticos
- ¿Pagamos licencias tecnológicas, de navegación, tenencias, certificaciones de guías, gastos de apertura?
- ¿Pagamos intereses por créditos?
- ¿Pagamos por manejo de cuentas de transacciones?
- ¿Pagamos intereses por mora?
Tercer paso: Propuestas de reducción de gastos
¿Has visto una película o serie de abogados y detectives?
En este paso quienes participan cambian de rol y se transforman de testigos en detectives adjuntos. Su función será buscar oportunidades de mejora, colaborando con los detectives de otros departamentos para mejorar la eficiencia de la organización.
Un investigador privado externo ha encontrado las siguientes oportunidades en casos similares de otras organizaciones. Colócalas en un lugar visible las oportunidades de reducción de gastos identificados de antemano. Pregunta a los detectives adjuntos si alguna de ellas no viene al caso en la organización que investigan y si es así, táchala. Si identifican algún otro factor escríbelo como una nueva categoría.
Oportunidades de reducción de gastos
Una vez identificadas las oportunidades genéricas de reducción de gastos, el equipo de detectives adjuntos se concentrará en generar ideas de ahorro para cada rubro. Pueden utilizar las siguientes preguntas detectivescas:
Preguntas para proponer oportunidades de reducción de gastos
Cuarto paso. Juicio de gastos sospechosos
En este paso, quienes participan cambian de rol y se transforman en jueces.
Su trabajo será evaluar a uno por uno de los gastos sospechosos para juzgarlos como culpables y descartables o inocentes y necesarios.
Usarán dos criterios para evaluar:
Utilidad del gasto:
- inútil 0 puntos
- importante aunque no indispensable 3 puntos
- indispensable 5 puntos.
Facilidad de descartarlo:
- Muy fácil 0 puntos
- Complicadón 3 puntos
- Muy difícil 5 puntos.
De acuerdo con el puntaje obtenido se dará un veredicto a los gastos.
- Fácil 0 a 2 puntos: gasto culpable con pena inmediata de desaparición
- Viable 3 a 6 puntos: gasto culpable con desaparición paulatina
- Difícil 7 a o 8 puntos gasto analizable en libertad condicional
- Imposible 9 a 10 puntos: gasto inocente y libre para continuar
Fácil. Gastos culpables con pena de desaparición
Son los gastos inútiles y fácil de descartar.
Por ejemplo: en ahorro de energía el concepto de apagar la luz o desconectar aparatos eléctricos al salir del espacio de trabajo se clasificaría como culpable y se le daría la pena de desaparecer.
Viable. Gasto culpable con desaparición paulatina
Son gastos que requieren de un esfuerzo para evitar.
Por ejemplo: Gastamos papel para hacer reportes que podrían hacerse de manera electrónica y para evitarlos tenemos que capacitar y romper la resistencia al cambio o gastamos en electricidad pudiendo instalar una celda solar que requiere una inversión para la que tenemos que ahorrar.
Difícil. Gastos analizables con libertad condicional
Son gastos que requiere un mayor nivel de análisis para declararlos culpables o inocentes. Posiblemente requiera una sentencia intermedia como su reducción en ciertas condiciones.
Por ejemplo: El concepto de reducir los invitados a la fiesta de aniversario se clasificaría en gastos discrecionales Para decidir si se condena o libera, habría que pensar en las implicaciones, pues tal vez es el momento más importante para cohesionar al equipo y hacer relaciones públicas con los clientes.
Trabajar desde casa algunos días podría ser fácil para los administradores siempre y cuando existan las condiciones y sería imposible para quienes trabajan en la línea de ensamble en una fábrica.
Imposible. Gastos inocentes y libre para seguir
Son gastos indispensables cuya desaparición pondría en riesgo el funcionamiento de la organización.
Por ejemplo: salarios, prestaciones o insumos que ya se compran con las mejores condiciones del mercado.
Tabla de clasificación de gastos sospechosos
Reduzcan la lista descartando los gastos imposibles que ya no son sospechosos, es decir, que no pueden reducirse sin afectar la operación.
Quinto paso. Plan y compromisos para reducir gastos
Establezcan compromisos de reducción comenzando con los gastos juzgados como fáciles y comprométanse a reducirlos teniendo en cuenta que cada peso cuenta.
Comprométanse a realizar acciones paulatinas para la reducción de gastos viables y a analizar los difíciles.
¿Verdad que no todo ahorro ayuda a la productividad, a la armonía del equipo o al entorno?
Tabla de reducción de gastos
Tabla de apoyo para generar preguntas para el segundo paso.
Tabla ¿En qué gastas?
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