El ejercicio de retroalimentación nutritiva para encontrar oportunidades de mejora nos orienta sobre cómo aportar información útil y motivadora a quienes conforman un equipo de trabajo, así como para provocar una respuesta efectiva que estimule mejoras en las actuaciones, actitudes, habilidades o procesos y así lograr la mejora continua del sistema organizacional.
¿Qué es retroalimentación nutritiva?
En la teoría de sistemas, la retroalimentación es el proceso a través del cual un sistema recoge información interna y externa. Con esa información ajusta aquellos elementos que le permitan mejorar su desempeño, adaptarse o continuar funcionando.
Un sistema puede ser un organismo, una célula, una molécula, una galaxia, una aplicación cibernética, una familia, una organización, una comunidad o cualquier conjunto de elementos que operan a partir de ciertas reglas, normas o principios que tienen relación entre sí.
Cada ajuste que se realiza en un elemento o en el acomodo de los factores o de las fuerzas que conforman el sistema, afecta el funcionamiento del sistema en su conjunto.
Los cambios pueden tener consecuencias que no estaban previstas, por lo que, de forma natural, los sistemas se retroalimentan, se ajustan y reajustan constantemente.
Retroalimentación humana
Las organizaciones humanas son complejas. No son solo sistemas productivos que tienen objetivos por cumplir, su desempeño depende de personas que actúan motivadas por razones y emociones personales y colectivas.
Quienes estudian el comportamiento humano nos explican que muchas veces, retroalimentar a otras personas nos genera ansiedad y preferimos guardar nuestras percepciones por diversos motivos.
¿Por qué callamos?
Las principales razones por las que decidimos callar, parecen estar relacionadas con el miedo al cambio o al ridículo, el temor de generar desacuerdos o de no ser escuchados.
Es cierto que la retroalimentación errónea o ineficiente puede provocar cambios o actitudes que afecten negativamente a una organización, provoquen conflictos o barreras para la mejora continua, pero también es cierto que retroalimentar un sistema es necesario para lograr que funcione mejor.
Aprende a escuchar y observar con atención para descubrir las señales que indican desajustes en el sistema, analiza los efectos de un cambio y colabora para encontrar soluciones y anticipar posibles riesgos.
¿Cómo retroalimentar de forma nutritiva?
Para que tu retroalimentación sea más nutritiva, te recomendamos tener la intensión de aportar para mejorar y asegurar que tu comunicación retroalimentadora sea verdadera, relevante y significativa, específica y oportuna, empática y positiva.
Verdadera y libre de atajos mentales que puedan llevarte a conclusiones que no sean válidas o valiosas.
Relevante y significativa para generar impactos de mejora en el sistema.
Específica y oportuna para que se comprendan con exactitud y a buen tiempo los ajustes que propones o las medidas que se necesitan.
Empática y positiva para que las personas que la reciban se identifiquen con las propuestas y las adopten con gusto.
Si tu retroalimentación va encaminada a informar que el sistema funciona y todo va bien, expresar agradecimiento es la mejor forma de constatarlo. Consulta el recurso misiva agradecida.
Si quieres proponer un ajuste porque identificaste un área de oportunidad de mejora, sigue los próximos pasos y anímate a retroalimentar a tus colegas, prestadores de servicios públicos o privados, proveedores, clientes o cualquier otro interlocutor que sea parte de tu sistema.
Seis pasos para lograr una retroalimentación nutritiva
- Recuerda el suceso
- Revisa tu emoción
- Redacta los hechos
- Haz una propuesta
- Observa la reacción
- Recalcula
Primer paso. Recuerda el suceso
Escribe una breve reseña sobre cómo, dónde y cuándo identificase una oportunidad de mejora, tomando en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el problema u oportunidad de mejora que quieres poner en evidencia?
- ¿Qué pasó antes y después de identificarla?
- ¿Qué detonó tu deseo de retroalimentar a la persona o grupo que pueden lograr una mejora?
- ¿El problema que encontraste te afectó directamente?
- ¿Qué sentimientos provocó en ti esa afectación?
- ¿Cuál crees que es el origen del problema que identificaste?
Segundo paso. Revisa tu emoción
Retroalimentar es informar. No es regañar, ni adular, ni culpar, ni juzgar, mucho menos castigar; es simplemente proporcionar información concreta para aportar aprendizajes al funcionamiento adecuado del sistema.
Tanto para retroalimentar como para responder a la necesidad de un ajuste que depende de ti, es necesario reconocer las emociones que motivan el mensaje, revisarlas y asegurar que tu comunicado no esté contaminado por sentimientos negativos de enojo, deseos de venganza o de castigo.
El enojo puede ser justificable frente a circunstancias que consideramos injustas, asuntos que afectan la naturaleza o los derechos humanos e incluso puede motivarnos para impulsar acciones de cambio. Sin embargo el enojo roba nuestra paz mental, nubla nuestra capacidad de comunicarnos y suele provocar reacciones agresivas frente a las que nuestros interlocutores que tratarán de defenderse en lugar de reflexionar y actuar para cambiar.
Cuando sentimos enojo nuestra mandíbula se tensa, el ceño se frunce, aumenta el ritmo cardiaco, nuestra capacidad de pensar con claridad disminuye y podemos perder el control de nuestras emociones y nuestra objetividad para comunicarnos.
Transforma cualquier emoción negativa en intensiones propositivas que te conecten con las mejoras que puedes lograr con tu comunicado.
Tercer paso. Ordena tus ideas
Pon en orden tus ideas antes de comunicarlas y tradúcelas en palabras constructivas, positivas y propositivas.
Las palabras están siempre cargadas de significados que crean estados de conciencia que determinan los pensamientos, creencias y emociones que nos llevan a actuar de una u otra manera.
La comunicación asertiva nos permite aceptar y expresar nuestras opiniones, gustos, deseos y valoraciones de forma constructiva, positiva, transparente y abierta, además de escuchar a los demás sobre la base del respeto mutuo. No sólo se trata solo de lo que se dice, sino de cómo se dice y de cómo se escucha.
Redactar ordenada y coherentemente no solo es una habilidad útil para escribir, también para hablar.
Consulta el artículo dilo con estilo para asegurar que tu comunicación sea asertiva.
Cuarto paso. Articula y envía el mensaje
Utiliza la siguiente estructura para retroalimentar a una persona:
- Saludo personalizado.
- Describe los hechos que pusieron en evidencia una oportunidad de mejora.
- Tu propuesta de solución.
- Despedida motivadora.
- Nombre e información de contacto.
Estimada Margarita Pérez,
El jueves visité su restaurante y encontré un pelo en la sopa de lechuga.
Le sugiero que revise cuidadosamente los platos antes de servirlos.
El sábado que pasé frente a su casa me percaté de que hay una fuga de agua en su toma.
Le sugiero que llame a la oficina de agua limpia en el teléfono 5555555555 o contacte a plomero Valero.
Puedes utilizar esta fórmula para hablar directamente con la persona a la que quieres retroalimentar en cuanto tengas claro el mensaje.
Proporcionar a un sistema social, personal o comercial información útil, oportuna y relevante nos convierte en elementos útiles, oportunos y relevantes para el sistema. ¿Te imaginas un mundo en el que todas las personas supiéramos contribuir para ir mejorando el sistema en que vivimos?
Quinto paso. Observa la reacción
¿Te acuerdas de la tercera ley de Newton que reza: a toda fuerza o acción corresponde una fuerza o reacción de la misma magnitud pero en sentido opuesto?
Cada vez que retroalimentes el sistema, siéntete complacido por haber hecho tu parte para mejorar el mundo que compartimos.
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