Diferencias entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico

Conocer las diferencias entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico es clave para establecer estrategias eficientes y sustentables.

A menudo lo sistémico se confunde con lo sistemático, debido tal vez a similitudes en sus nombres y a que ambos conceptos están relacionados con la organización y la estructura. Sin embargo, abordan aspectos distintos de un sistema o proceso. Son dos cosas distintas que vale la pena diferenciar y complementar.

Diferencias entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico

¿Por qué es importante reconocer las diferencias entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico?

En la práctica, lo sistémico y lo sistemático pueden estar interconectados. Un proceso puede ser diseñado de manera sistemática, pero su éxito o eficiencia puede depender de cómo se integra en el sistema más amplio.

Si las personas no comprendemos la diferencia sobre estos conceptos, es probable que los utilicemos de manera intercambiable o incorrecta, cuando uno tiene su propia relevancia y aplicaciones en diferentes contextos. Una comprensión clara de lo sistémico y lo sistemático puede conducir a una mejor toma de decisiones y gestión tanto en sistemas complejos como en procesos organizacionales.

¿A qué se refiere lo sistemático?

Se refiere a la aplicación de un conjunto de pasos y procedimientos claramente definidos para llevar a cabo una tarea o proceso de manera ordenada y estructurada para controlar las entradas, salidas y actividades organizacionales de manera óptima.

Contar con procesos sistemáticos es clave para la inteligencia logística.

En la vida cotidiana podemos encontrar diversos ejemplos que implican procesos sistemáticos como preparar una receta de cocina, atender una llamada de servicio al cliente, montar un mueble prefabricado o realizar una transacción bancaria en un cajero automático.

Preparar una receta de Cocina

Sigues una serie de pasos específicos en un orden determinado para crear un platillo estandarizado. Si los inviertes o descuidas alguno de los pasos puede resultar algo distinto a lo que esperabas.

Atender una llamada telefónica de servicio al cliente

Una llamada telefónica eficiente lleva pasos estructurados como saludar, indicar el nombre de la persona que atiende la llamada, preguntar cómo se puede ayudar, escuchar y responder a las preguntas o inquietudes del interlocutor de acuerdo con lo previsto, anotar los resultados, retroalimentar al cliente, despedirse de manera cordial y enviar la información recabada a las áreas correspondientes.

Montar un mueble prefabricado

Para tener el mueble que esperas colocas cada pieza en un lugar específico, utilizando el método de ensamblaje que indican las instrucciones proporcionadas en el manual.

Realizar una Transacción Bancaria en un Cajero Automático:

Cada vez que quieres recibir dinero en un cajero automático introduces la tarjeta, ingresas el PIN, seleccionar el tipo de transacción, ingresar la cantidad deseada, confirmar la transacción, recibes tu dinero y recibir un recibo.

¿Cómo se comprende lo sistémico?

Lo sistémico se centra en comprender las relaciones, interacciones y dinámicas entre los elementos de un sistema. Examina cómo influyen entre sí y en el conjunto para analizar sistemas complejos, como las organizaciones, los ecosistemas y las familias.

Un enfoque sistémico es holístico y contempla los efectos de todo aquello que pertenece a la totalidad de un sistema: sus principios, sus elementos, sus interacciones; aprecia las afectaciones del tratamiento de cada intervención en todos los elementos del sistema, porque reconoce el todo es más que la suma de sus partes.

El principio aristotélico que reza: “el todo es más que la suma de sus partes”, se refiere a la idea de que cuando diferentes elementos se combinan o trabajan juntos, crean algo que es más valioso, efectivo o significativo que si cada elemento fuera considerado por separado. En términos sencillos, implica que el conjunto tiene un valor o impacto que va más allá de lo que se puede atribuir a las partes individuales por sí solas. Esto puede aplicarse a situaciones en las que el trabajo en equipo, la colaboración o la integración de diferentes componentes resultan en un resultado superior.

Algunos ejemplos de enfoques sistémicos en la vida cotidiana se relacionan con la dinámica familiar, la gestión de proyectos complejos, la conservación de un ecosistema o en la cultura organizacional.

En la dinámica familiar

Cuando surge un problema en una familia, se considera importante comprender cómo las relaciones y las dinámicas entre los miembros pueden estar contribuyendo al problema. Se examinan las interacciones y se busca soluciones que consideren el sistema familiar como un todo.

En la gestión de proyectos complejos

En proyectos grandes y complejos, se emplea un enfoque sistémico para considerar cómo cada componente y cada tarea afecta al proyecto en su conjunto. Se analizan las interdependencias y se toman decisiones que optimicen el resultado final.

En la conservación de un ecosistema fluvial

Cuando se aborda la conservación de un ecosistema fluvial, se considera la biodiversidad en la riviera, la vida acuática, los contaminantes, y las actividades humanas interactúan para mantener el equilibrio o crear desequilibrios. Las soluciones abordan el sistema en su conjunto.

En la cultura organizacional

Al analizar la cultura de una organización, se utiliza un enfoque sistémico para comprender cómo las normas, los valores y las interacciones entre los colaboradores, los clientes y los inversionistas influyen en el desempeño y la productividad de la empresa. Se buscan soluciones que promuevan un ambiente saludable en su totalidad.

Ejemplo de proceso sistemático en una organización

La filosofía de producción just in time o justo a tiempo, que comenzó a utilizarse en Japón en la década de los 50 y ha sido adoptado por diversas empresas de transformación en Latinoamérica utiliza un proceso sistemático que ha logrado aumentar su eficiencia al recibir insumos, ensamblar y entregar sus productos casi sin costos de almacenaje. Comenzó a utilizarse en América Latina en los 90 en empresas como Embraer, una empresa brasileira de aeronáutica y Mabe, una empresa mexicana que produce refrigeradoras y otros electrodomésticos.

1. Planificación de la producción de refrigeradoras de Mabe

• Se realiza una evaluación de la demanda actual y futura de refrigeradoras en el mercado para establecer una programación de producción basada en esta demanda prevista.

2. Adquisición de materiales

• Se mantiene una comunicación cercana con los proveedores de componentes y materiales necesarios para la fabricación de las refrigeradoras, para que programen su producción la entreguen en el momento preciso.

3. Almacenamiento mínimo de componentes

• Se utiliza un sistema de Kanban, que es una metodología japonesa en que se visualizan los flujos del proceso para reponer materiales a medida que se van utilizando.

4. Proceso de ensamblaje

• El ensamblaje se realiza en una línea de producción donde cada etapa está sincronizada con la siguiente para evitar cuellos de botella.

5. Control de calidad en tiempo real

• En cada etapa del proceso de ensamblaje se va verificando la calidad en tiempo real para asegurar la conformidad con los estándares de calidad.

6. Pruebas y verificación del funcionamiento

• Cada refrigeradora ensamblada pasa por pruebas de funcionamiento para garantizar que cumple con los requisitos de operación y seguridad.

7. Embalaje y preparación para envío

• Una vez pasan las pruebas de verificación, las refrigeradoras se embalan de manera eficiente y se etiquetan para su identificación y se preparan para el envío.

8. Distribución

• Las refrigeradoras se envían a los centros de distribución o directamente a los clientes según la demanda actual..

9. Retroalimentación y mejora continua

• Durante el proceso se recopila información sobre la eficiencia de cada paso, los tiempos de entrega y la satisfacción del cliente para identificar áreas de mejora y optimización.

El éxito de un sistema justo a tiempo depende de la precisión en la planificación, la comunicación efectiva con los proveedores y la sincronización precisa de todas las etapas del proceso.

Ejemplo de un proceso sistémico en una organización

El enfoque sistémico adaptado y aplicado en el ámbito empresarial y el contexto de los negocios tiene en cuenta los siguientes aspectos clave:

1. Dinámicas organizacionales como sistemas

Una organización se considera un sistema complejo con interconexiones y relaciones entre sus miembros. Estas relaciones pueden influir en el rendimiento y la dinámica de la empresa.

2. Órdenes del éxito

Al igual que en las familias, en el contexto empresarial se enfatiza la importancia de respetar órdenes del éxito. Esto implica reconocer y honrar a aquellos que contribuyeron al éxito de la empresa, incluso si han sido olvidados o excluidos. Incluye reconocer el legado y las contribuciones de fundadores, líderes y colaboradores anteriores, honrando las decisiones y estrategias pasadas que contribuyeron a su desempeño.

3. Jerarquías y roles claros

Cuando cada miembro de la organización entienda su rol y posición en la jerarquía de la empresa, la estructura organizativa es clara y funcional, se evitan conflictos, se vive y se trabaja en armonía. Reconocer las dinámicas de lealtad y pertenencia permiten comprender mejor el funcionamiento del sistema.

4. Equilibrio entre dar y recibir

Un equilibrio saludable entre dar y recibir en una organización se aplica tanto en la relación con los clientes como a la colaboración entre colaboradores e inversionistas.

5. Resolución de conflictos y dificultades interpersonales

A través de la observación de los sistemas organizacionales, se pueden identificar y abordar dinámicas disfuncionales o conflictos entre miembros de la organización, mejorar la comunicación y la colaboración.

6. Reconocimiento del cambio y la evolución

Al igual que en las familias, las organizaciones experimentan cambios y evolucionan a lo largo del tiempo. Poder reconocer y adaptarse a estos cambios permite mantener la armonía y el éxito organizacional.

7. Cultura organizacional saludable y productiva

La aplicación del enfoque sistémico ayuda a crear y mantener una cultura organizacional que promueve el bienestar y el éxito de la empresa y de todos sus interlocutores, incluyendo inversionistas, asociados, colaboradores, clientes y aliados. Las empresas saludables contribuyen a la evolución armónica del sistema social, económico y ecológico en el que la organización se inserta.

8. Manejo de crisis

Cuando las circunstancias son altamente impredecibles, una organización sistémica toma decisiones rápidas y flexibles para responder adecuadamente poniendo especial atención a las dinámicas interpersonales y relacionales que intervienen para evitar y manejar un estado de emergencia o crisis, tomando en cuenta el contexto social, económico, ecológico y espiritual de los sistemas.

¿Cómo conciliar un proceso sistemático y un enfoque sistémico?

En el contexto de sistemas organizacionales, la conciliación se refiere al proceso de ajustar o armonizar diferentes componentes, elementos, partes, personas o equipos para asegurar que trabajen juntos de manera efectiva y en equilibrio.

La conciliación entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico implica una comprensión profunda de ambos enfoques y cómo se pueden combinar de manera efectiva para lograr los objetivos de manera eficiente y en línea con la visión y los valores de la organización teniendo en cuenta el propósito y el contexto, los indicadores de desempeño para mejorar el aprendizaje sistémico y la adaptación a los cambios continuos del sistema.

El propósito y el contexto

que proporciona una base sólida para planificar y ejecutar teniendo en cuenta los objetivos particulares, las relaciones entre las partes y las etapas de vida de una organizacion y la forma en que afectan al resultado final cosiderando cómo los cambios en una parte pueden afectar al todo.

Indicadores de desempeño y métricas

Evaluar cómo el proceso contribuye al logro de los objetivos del sistema en su conjunto y al desempeño de los proceso internos, permite realizar ajustes y mejoras y asumir aprendizajes para mejorar los impactos y rendimientos en lo particular y lo global.

Comunicación y colaboración

Fomentar la comunicación abierta y la colaboración entre los diferentes equipos y partes involucradas en el proceso, tomando en cuenta objetivos particulares y colectivos asegura de que todas las partes estén alineadas y trabajen de manera armónica y ordenada.

Adaptación al cambio

Un enfoque sistémico propicia una mentalidad abierta para adaptar los procesos a medida que cambien las condiciones y los objetivos individuales y colectivos.

Las diferencias entre un proceso sistemático y un enfoque sistémico no les hacen antagonistas o rivales, sino complementarios