Las organizaciones son sistemas sociales que se conforman por un conjunto de elementos relacionados entre sí, y que funcionan como un todo aunque cada uno de los elementos tenga una función independiente. A su vez, las organizaciones son componentes del sistema social en el que viven, por lo que son afectadas por factores culturales, económicos, políticos y ambientales del entorno.
No importa si se trata de una organización pública o privada, cuál es su tamaño, en qué formato está constituida, incluso si está o no formalizada; si es empresarial, política, gubernamental, cultural, educativa o ambientalista. La funcionalidad de todas y cualquier organización implica la gestión de su capital humano, sus recursos económicos, materiales e inmateriales a través de procesos orientados hacia el cumplimiento de sus propósitos y su función social.
Los beneficios funcionales de una organización se relacionan con su desempeño y la posibilidad de obtener lo que se espera de ellas. Se expresan o se ponen en evidencia al lograr resultados concretos, prácticos y medibles que apelan a la razón y hacen tangible su valor, tanto para los integrantes de la organización como para la sociedad en la que viven e inciden.
Las funciones genéricas de cada organización se relacionan con su función primaria, se dan por sentadas y si no se traducen en resultados, su existencia pierde sentido. Por ejemplo:
- La función de una organización que opera un proyecto de apicultura es producir miel.
- La función de una organización transportista es llevar personas y mercancías de un lado al otro.
- La función de una organización que opera un restaurante vegetariano es crear y ofrecer platillos libres de productos cárnicos.
- La función de una organización de telecomunicaciones es ofrecer mecanismos para que las personas u organizaciones puedan estar en contacto e intercambiar información.
- La función de una organización orientada a promover los derechos de las niñas y los niños en situación de calle es proveerles espacios saludables en lo físico, emocional y espiritual para acompañarles en su proceso de crecimiento.
- La función de una partido político es identificar y canalizar los intereses y demandas de la ciudadanía para influir en las políticas públicas, proponer candidatos para los cargos de elección popular y facilitar la participación de la población en las elecciones.
Las organizaciones que logran hacer más y mejor que otras alterativas similares o sustitutas porque son más eficientes y eficaces para el cumplimiento de sus fines, tienen mejores posibilidades de crecer y evolucionar. Los siguientes aspectos están marcando las pautas de funcionamiento más relevantes para las organizaciones de todo tipo:
- La seguridad social y el fortalecimiento de las capacidades técnicas y la inteligencia emocional de los colaboradores.
- La transformación digital en los procesos productivos, administrativos y de comercialización.
- La sostenibilidad en la cadena de suministro y la gestión de riesgos económicos, sociales y ambientales.
- La transparencia empresarial que permite la atracción de inversiones, mejores procesos de compra y retención de talentos.
- La acción climática para salvar al planeta que se vincula con la movilización hacia una economía neutra en carbono y la búsqueda de mecanismos de adaptación basada en ecosistemas.
Si quieres saber más sobre cómo las organizaciones juegan e interactúan de distintas maneras, tienen similitudes y diferencias y que se pueden categorizar en diferentes clases y tipologías, puedes explorar ¿Cómo funcionan los diferentes tipos de organizaciones?
¿Cuáles son las principales confusiones funcionales entre los distintos tipos de organizaciones?
Para que las discusiones sobre el futuro y la funcionalidad de las organizaciones sean ágiles y productivas, es muy importante ponernos de acuerdo sobre las palabras que definen conceptos comunes, por lo que vale la pena analizar algunas de las confusiones que suelen aparecer al plantear las expresiones y beneficios funcionales de los distintos tipos de organizaciones:
- Rentabilidad no es lo mismo que ingresos
- La rentabilidad de una organización implica generar más de lo que se consume. Por eso la funcionalidad de cualquier organización, se puede medir en términos de rentabilidad.
- Producción no es lo mismo que productividad
- Producción se refiere a la cantidad de bienes y servicios ofrecidos en un determinado período de tiempo, mientras que productividad es el nivel de aprovechamiento de los recursos, ya sean materiales, humanos o energéticos.
- Diferencia entre organización lucrativas y no lucrativas
- La discusión entre lo que es una organización lucrativa y no lucrativa es una de las más acaloradas. Para definir las organizaciones no lucrativas se superponen conceptos como asociaciones sin fines de lucro, organizaciones no gubernamentales, asociaciones de la sociedad civil, u organizaciones del “tercer sector”.
- En términos prácticos, la diferencia es que las no lucrativas aplican el dinero que recaudan o producen en los fines sociales de la organización, mientras que las organizaciones lucrativas reparten sus utilidades o ganancias entre los socios participantes de acuerdo con lo que establecen sus estatutos. Es evidente que ambas requieren y manejan dinero y que las personas que colaboran en ellas reciben beneficios específicos.
- Estado no es lo mismo que gobierno.
- El Estado, con mayúscula, es una organización social soberana e independiente políticamente de otras comunidades, que se integra por la población, el territorio y sus órganos de gobierno.
- Un gobierno es el órgano encargado de lograr el cumplimiento de los fines del Estado a través de un conjunto de instituciones y estructuras administrativas y jurídicas, cuyo poder es conferido y acordado por una la sociedad.
- El concepto de gobierno puede utilizarse para referirse al órgano encargado de manifestar los fines de cualquier organización local.
- En los regímenes totalitarios y en las autocracias más brutales, Estado, gobierno y partido gobernante suelen amalgamarse en una sola cosa, lo que provoca la pérdida de equilibrio del pacto social que da origen al Estado.
- Organización política no es sinónimo de partido político y partido político no es lo mismo que el gobierno.
- Las organizaciones políticas son grupos organizados de personas o instituciones que buscan influir en el poder público para generar decisiones favorables a los fines de sus representados.
- Los partidos políticos, como otras organizaciones políticas, identifican, canalizan y transmitan los intereses y demandas de los grupos sociales que representan y además proponen candidatos para ocupen cargos públicos de elección popular.
- El problema de los sistemas clientelistas e institucionalizados es que compiten por distribuir puestos públicos, contratos o recursos en efectivo en lugar de crear estrategias de interés público a largo plazo, pero esta es una desviación de su propósito, lo que no constituye un atributo favorecedor de su funcionalidad.
- Los gobiernos no son partidos políticos y su legitimidad no solo depende de que sus integrantes, líderes o representantes sean elegidos en las urnas de acuerdo con procedimientos formales o jurídicos, lo que les da legitimidad y les hace funcionales son sus resultados y su capacidad de dar respuesta a intereses sociales que suelen ser heterogéneos e incluso contradictorios.
- Las políticas públicas no son solo del gobierno
- Las políticas públicas son decisiones que concretan opiniones de la sociedad, gobierno y la oposición. Han de ser analizadas para acordar posturas hacia el bien común.
- El gobierno no decide solo las políticas públicas, las articula e instrumenta.
- Todas las organizaciones del Estado pueden proponer, evaluar y proponer políticas públicas.
Consideraciones del entorno
La forma de funcionar de las organizaciones suele parecerse a la forma de operar de la sociedad en que viven, pues la cultura local o sectorial marca el comportamiento de las personas, así como las exigencias y percepciones de los clientes internos y externos.
En las sociedades autocráticas, las organizaciones tienden a ser autocráticas mientras que en las más democráticas son más democráticas; en sociedades transparentes las organizaciones son más transparentes y suelen tener mecanismos de cuentadancia más claros y eficientes; en las sociedades más equitativas las organizaciones son más equitativas y en las más discriminatorias son más discriminatorias; en las más conscientes y amigables con la biodiversidad, las organizaciones son más cuidadosas con la naturaleza.
Del otro lado, en la medida en que las organizaciones son más democráticas, más equitativas, transparentes, solidarias, conscientes y responsables, influyen en la sociedad en que viven e impulsan el desarrollo sostenible de sus territorios a través de la revitalización de la cultura, la biodiversidad y las relaciones entre las personas que compartimos el mundo.
Así que podemos esperar a que la sociedad cambie al cambiar la forma de funcionar de nuestras organizaciones, y que las organizaciones cambien en la medida en que cambia la sociedad. La buena noticia es que cada vez somos más quienes nos preocupamos del bien común y el cuidado del entorno.
Aunque cada organización tiene su lógica, todas requieren establecer fórmulas que alineen y sintonicen las funciones de las personas que las integran, para que al mismo tiempo que cada una cumpla con su cometido específico y diferenciado, colaboren en la integración y sistematización de los procesos que les permiten gestionar los recursos de manera eficiente, gestionar los conocimientos que adquieren, participen en cadenas de valor y logren objetivos comunes con menos esfuerzo y más efectividad.
¿Cómo se alinea la funcionalidad de una organización?
Todas las organizaciones requieren la cooperación e interacción coordinada y alineada de las personas que invierten energía, tiempo, talento, dinero y valores para cumplir con sus objetivos; funcionan en la medida en que las personas que colaboran en ellas quieren y pueden llevar a cabo las funciones que les corresponden.
Esto se facilita cuando cada organización y las personas que colaboran con o en ella comprenden para qué existe, cuál es su lugar en el sistema y cómo juega la organización en su entorno, además de conocer y apropiarse de su propio rol en el sistema organizacional.
Las organizaciones surgen y se adaptan a las necesidades de una época y un entorno es por ello que continuamente aparecen, desaparecen o se modifican, para dar respuesta o solución a una problemática que afecta a un grupo determinado de personas.
La evolución constante de la ciencia y la tecnología ha ido cambiando los paradigmas de comprensión del entorno y del desarrollo organizacional que se daban por ciertos en la era industrial, hacia nuevas conceptualizaciones que se dan lugar en esta llamada era del conocimiento.
En los entornos más innovadores, las funcionalidad de las organizaciones ya no se comprende desde un enfoque lineal y compartimentado, sino fractal. En términos generales el enfoque fractal se expresa en figuras que están hechas de copias más pequeñas que son similares al todo que las conforma o un todo conformado por pequeñas versiones de sí mismas. Por ejemplo, cada rama de un brócoli es una versión similar de un brócoli completo.
El enfoque fractal
La geometría fractal ha servido para explicar muchos fenómenos de la naturaleza y se aplica también en distintas disciplinas como la genética, la astronomía, la medicina, la ingeniería, la música, las artes visuales, la animación, la política, la filosofía y la administración.
Los valores y las políticas corporativas generales se apropian y aplican en todos los niveles operativos. Pensar en una organización como una estructura fractal nos permite reconocer que sus diferentes partes funcionan de forma similar al todo y conforme se asciende en la estructura jerárquica, simplemente se agregan tareas y procesos que funcionan de manera similar en cualquiera de sus áreas, y desde cada área podemos comprender cómo funcionan la estructura y los procesos en toda la organización.
Distintos autores han aprovechado esta cualidad para comprender a las organizaciones como sistemas vivos que tienen la capacidad de aprender para adaptarse y evolucionan en un entorno cambiante y dinámico.
Para comprender mejor, podemos explorar los famosos diagramas de Sierpinski que expresan de forma geométrica como las estructuras fractales son iteraciones de reglas simples que se repiten para crear modelos complejos.
Imaginen que el primer triángulo es la organización, el segundo se divide en las áreas de recursos humanos, administración, operación y mercadeo y en el tercero cada área se subdivide en departamentos y así sucesivamente. Ahora imaginen este mismo proceso en una alfombra cuadrada.
El matemático francés Gastón Julia, diseñó una fórmula que presenta un patrón cromático que muestra cómo va evolucionando una fórmula fractal a partir de un algoritmo sostenido, que también nos ayuda a comprender cómo funciona la evolución de las organizaciones fractales.
Pensar en una organización como una estructura fractal nos permite reconocer que sus diferentes partes funcionan de forma similar al todo y conforme se asciende en la estructura jerárquica, simplemente se agregan tareas y procesos que funcionan de manera similar en cualquiera de sus áreas, y desde cada área podemos comprender cómo funcionan la estructura y los procesos en toda la organización.
Recuerden que lo complejo no tiene por qué ser complicado, solo significa que hay muchos elementos interactuado que pueden mapearse para comprenderse.
¿Cómo se sintonizan las funciones de una organización fractal?
La funcionalidad de las organizaciones de todas las tipologías se impulsa al tener claro su concepto identitario, compartir una cultura, contar con objetivos operativos claros, establecer una estructura funcional definida, tener procesos operativos, mecanismos de evaluación y gestión de conocimientos, estrategias de comunicación, y participación en espacios de colaboración con otras organizaciones.
Podríamos decir que cada área de la organización funciona como un todo, aunque cada uno de los elementos tenga una función independiente y que en conjunto crecen y evolucionan porque sus aprendizajes se replican en todas sus áreas funcionales.
Desde el enfoque de alineación circular, cada fractal puede representarse como un círculo concéntrico o como un corte de pie o dentro de un espiral evolutivo. Les cuento que los caracoles son uno de los ejemplos más estudiados en la naturaleza para comprender cómo funcionan los sistemas fractales, porque en ellos se puede observar fácilmente un patrón repetitivo.
Claridad en todos los niveles
La funcionalidad de las organizaciones de todas las tipologías se impulsa al tener claro su concepto identitario, compartir una cultura corporativa, contar con objetivos operativos alineados con un objetivo superior a partir de los cuales se definen su estructura funcional, sus procesos operativos, sus mecanismos de evaluación y gestión de conocimientos, así como sus estrategias de comunicación y colaboración con otras organizaciones.
Les comparto los nueve ámbitos que plantea el modelo de alineación idyd para comenzar a dar consistencia de los factores que interactúan en todos los ámbitos de la organización y refleja en su funcionamiento óptimo.
Concepto identitario
Un concepto identitario sólido y bien socializado, que sintetice lo que la organización es y espera ser y su sistema de valores nos ayuda a alinear toda la organización y permea a todas sus áreas. Cuando este concepto se orienta a la búsqueda del equilibrio económico, social y ambiental, trasciende incluso los límites de la organización genera una cultura compartida que orienta y equilibra los objetivos operativos de la organización.
Objetivos operativos
El concepto identitario funciona como un objetivo superior a partir del cual se hace necesario establecer objetivos operativos claros, medibles y alcanzables, que valoran los resultados de cada proceso y cada persona facilitando que la organización funcione.
Cultura compartida
Una cultura compartida implica que todos los interlocutores de la organización han comprendido y adoptado el concepto identitario, que se comprometan con los objetivos operativos que implica su rol personal y se manifiesten en actitudes y actuaciones encaminadas al funcionamiento armónico de la organización.
Estructura funcional
La estructura funcional articula y conecta la red de relaciones, recursos y capacidades de la organización, y a la vez permite descentralizar la toma de decisiones para que cada individuo pueda actuar con oportunidad para cumplir con sus objetivos y contribuir al funcionamiento del todo organizacional de acuerdo con los procesos y protocolos establecidos.
Procesos y protocolos
Los procesos y protocolos operativos y administrativos relatan o explican cada parte de la historia de la organización aprovechar mejor los recursos comunes e individuales, estandarizando los procesos en función de los aprendizajes compartidos.
Evaluación y monitoreo
Los mecanismos de evaluación, monitoreo y seguimiento permiten a quienes colaboran en procesos específicos o en la conducción de la organización, conocer en qué medida se cumple con los objetivos planteados, identificar las posibles fallas en los métodos, medios de trabajo y desempeño de las actividades para realizar ajustes de manera oportuna.
Gestión de conocimientos
Los resultados de los aprendizajes se intercambian a través de sistemas de gestión de conocimientos que difunden las lecciones aprendidas para facilitar la mejora continua y la adaptación de la organización a nuevas condiciones resultantes de los cambios internos y del entorno.
Estrategias de comunicación
Una organización alineada se comunica de naturalmente y de manera congruente y consistente a través de mensajes verbales y no verbales facilitando la integración de sus funciones y visibilizando los beneficios funcionales entre los interlocutores internos y externos.
Participación social
Cuando las organizaciones colaboran con otras organizaciones multiplican su capacidad de actuación social y conforman cadenas de valor que fortalecen el entorno en que vive e incide la organización de referencia para crecer y evolucionar de mejor manera.
¿Qué documentar para funcionar?
La función de una organización se alinea y se anima cuando todas las personas que colaboran dirigiendo o ejecutando las acciones previstas tienen una directriz clara como referencia para ejecutar sus labores y cumplir con sus roles y funciones. Esto se facilita al contar con documentos que establezcan los criterios de operación en distintos niveles, documentarlos y socializarlos para facilitar su uso y comprensión.
Sentido superior
En este nivel se expresa para qué existe la organización. Contempla la visión, la misión y los valores organizacionales.
Concepto identitario
Diseñar un concepto identitario que sintetice quién es, a qué se dedica la organización, sus aspiraciones de futuro internas y externas, así como los valores corporativos que orientan las conductas de sus colaboradores, y colocarlo en un espacio visible para motivar la apropiación del sentido superior de la organización por parte de todas las personas que colaboran, es clave para lograr la funcionalidad alineada de las organizaciones.
Propuesta de valor
La propuesta de valor se expresa en una frase que sintetice lo que la organización es y aspira ser en el mundo en que vive. Comienza con un verbo en imperativo, afirmativo y dirigido a la segunda persona del singular: tú. Esta forma gramatical ordena y conecta con la acción continua porque solo tiene tiempo presente, no manifiesta o diferencia a sus interlocutores por sexo, género, edad, etnia, relación, situación de poder o cualquiera otra condición diferenciadora, pues se dirige a cada persona en lo particular. Nos ayuda a conformar oraciones concisas y naturales que nos invitan a la acción.
El concepto identitario y la propuesta de valor se construyen en el proceso del modelo de negocio que es parte de las orientaciones estratégicas de la organización y alinea las orientaciones estratégicas a partir de las cuales opera.
Orientaciones estratégicas
En este nivel se generan el modelo de negocios, las políticas corporativas, el libro de marca, y el plan estratégico que contienen las orientaciones que dan consistencia y aterrizan la visión y misión, en actuaciones, actitudes y emblemas. Así mismo, se elige y en su caso se constituye una figura jurídica que respalde las operaciones de la organización.
Modelo de negocio
El modelo de negociose es un planteamiento estratégico de alto nivel en el que se plasma cómo es que la organización captura valor y lo convierte en resultados, establece cómo se generan y gestionan sus recursos, detecta oportunidades y busca aminorar los riesgos que puedan contrarrestar los beneficios que espera lograr impulsando sus fortalezas y reduciendo sus puntos débiles.
El beneficio que se espera obtener depende de los fines de la organización de la que se trate, y considera el negocio como la actividad, ocupación o trabajo que realiza una organización para obtener un beneficio que puede o no ser económico.
Lo ideal es generar un modelo de negocio antes de iniciar operaciones o al establecer un cambio de estrategia significativa. Se presenta en una infografía o diagrama y ha de ser conocido y reconocido por todos los integrantes de la organización.
Libro de marca o libreto de expresiones identitarias
Traduce el concepto identitario en expresiones verbales y no verbales que facilitan la comunicación interna y externa, generan confianza y consistencia en todos los mensajes que ponen de manifiesto los valores corporativos de manera personal, emocional, sensorial, espacial y funcional.
El libro de marca contiene un resumen sintético del concepto identitario, de la categoría de la marca en que juega la organización, el mundo de la marca y las características de los interlocutores con los que interactúa, la personalidad de la organización, su forma de relacionarse, los beneficios que genera y sus promesas básicas, los símbolos, emblemas y expresiones que la identifican, así como las expresiones de actitud y actuación de sus colaboradores.
Políticas corporativas
Las políticas corporativas traducen los valores organizacionales en pautas de comportamiento de las personas, así como los criterios de uso e inversión de los recursos y las condiciones de gestión.
Las políticas no son procedimientos o instrucciones, sino pautas a seguir que dan congruencia a la organización y ayudan a las personas a alinearse con la cultura y los valores de la empresa en distintos ámbitos de aplicación, desde las más generales que afectan y aplican a todas las personas que colaboran o interactúan con la organización, como las más específicas que afectan a uno o varios procesos o áreas de la organización, como el manejo de recursos humanos, financieros, ambientales, identitarios o de comunicación y relaciones con el exterior.
Entre las principales ventajas de contar con políticas claras y que gocen de consenso entre las personas que colaboran en una organización, está el ayudar a cohesionar al equipo, facilitar la adaptación de nuevos trabajadores, lograr comportamientos y actitudes homogéneas que refuercen la lealtad y la imagen hacia fuera y dentro de la organización.
Explora las políticas de desarrollo humano, compromiso ambiental, responsabilidad social, operación, comunicación y administración de Identidad y Desarrollo como ejemplo.
Plan estratégico
Los planes estratégicos parten del modelo de negocios y detallan la forma en que se gestiona el negocio, establecen las estrategias operativas y acciones que se llevarán a cabo para avanzar en la dirección que se ha planteado la organización, brindando claridad y enfoque a quienes colaboran en la organización.
Existen cientos de metodologías para diseñar un plan estratégico, desde los de nivel más general hasta los más tácticos. Prácticamente todas comienzan con la definición de los propósitos que se vinculan con el modelo de negocio, un análisis interno y externo, la puntualización de objetivos, estrategias y líneas de acción que permiten diseñar un presupuesto y un plan de implementación para lograr los resultados deseados. La extensión y complejidad de un plan estratégico depende de la complejidad de la organización de referencia.
Documento de formalización jurídica
En el pasado los documentos constituyentes de una organización simplemente hacían referencia a tipologías y condiciones jurídicas, eran restrictivas y limitadas. Constituirse como persona moral se consideraban un trámite y generalmente se dejaba la responsabilidad en manos de un abogado o notario.
Hoy, reconocemos que la palabra nos conforma y nos marca, de manera que la tendencia y mi recomendación es reflexionar de manera estratégica para plantear en el nombre de la persona moral, su visión, su misión y sus objetivos antes de decidir qué tipo de organización jurídica respaldará su operación.
Lineamientos operativos
Los lineamientos operativos bajan de nivel las orientaciones estratégicas e incluyen directrices generales, instrucciones, recomendaciones, protocolos y procedimientos para el correcto desempeño de las actividades de cada proceso o componente del negocio para facilitar la toma de decisiones a los responsables.
Manuales
Los manuales operativos explican de forma detallada y precisa cómo funcionan diferentes componentes, áreas o procesos de la organización para que todos los implicados en el proyecto tengan claro qué deben hacer en cada caso.
En general, se recomienda que estén redactados en tiempo presente y de manera impersonal o en tercera persona, con textos claros, precisos y coherentes; que sean comprensibles para todas las personas. Si se utilizan acrónimos o palabras especializadas, vale la pena incorporar una sección de definiciones.
Hay muchas metodologías para generar manuales, dependiendo el nivel de especificidad que se busque y requiera, pueden contener protocolos, procedimientos y diagramas de flujo o las tres opciones.
Protocolos
Los protocolos son guiones donde se incluye la información detallada del desarrollo de las actuaciones y del papel a desarrollar en diferentes espacios o áreas de actuación. Son documentos que guían o direccionan los quehaceres organizacionales para cumplir con las políticas y objetivos de operación en contextos específicos.
Documentar los protocolos es particularmente útil en entornos en los que participan diferentes personas en el mismo proceso, para que los pasos se lleven a cabo de la misma manera cada vez.
Los protocolos suelen ser más generales que los procedimientos, pues los primeros se orientan a los procesos y los segundos a tareas específicas.
Procedimientos
Los procedimientos incorporan todas las acciones que han de ser realizadas de una forma determinada. Son métodos para ejecutar acciones, que contienen estructuras, etapas y secuencias con las particularidades específicas que vale la pena considerar para producir un resultado.
Mapas de procesos o diagramas de flujo
Los mapas de procesos, diagramas de flujo o flujogramas son representaciones gráficas del conjunto de actividades y tareas que presentan en secuencia los pasos a seguir para transformar los insumos o entradas en resultados. Para diseñarlos se utilizan símbolos como cuadrados, flechas, rombos, rectángulos o prismas.
Los diagramas de flujo generan una visualización simplificada de procesos complejos que representan de forma clara, esquemática y secuencial los pasos a seguir, de manera que las actividades se adapten y realicen de forma óptima y estandarizada. Sirve para conocer y comprender los procesos de un solo vistazo; diseñar, planificar, documentar, analizar y gestionar protocolos con los equipos de trabajo, definir responsabilidades, funciones, tiempos, movimientos y recursos; llegar a acuerdos sobre la forma como llevar a cabo las tareas; estandarizar la forma de trabajar de manera ágil y efectiva; encontrar brechas, duplicidades y errores para plantear mejoras y solucionar problemas e identificar patrones y similitudes entre procesos para facilitar la transferencia de habilidades entre los colaboradores.
Para facilitar su diseño, se utiliza una serie de símbolos o figuras con significados definidos que describen el tipo de los pasos a implementar y el flujo que sigue el proceso desde el inicio hasta el final.
Te invito a explorar el artículo sobre protocolos con estilo identitario.
Contratos
Más allá de una protección legal, los contratos establecen en blanco y negro, los compromisos mutuos entre la organización y sus colaboradores, clientes o proveedores. Se trata de que las partes comprendan cabalmente los derechos y obligaciones que contraen mutuamente al celebrar un acuerdo. Están creados para evitar confusiones y desacuerdos y en caso de incumplimiento de alguna de las partes, son utilizados para pactar en tribunales a partir de las leyes aplicables de forma efectiva.
Usualmente en las primeras cláusulas de un contrato, vienen las personalidades jurídicas de las partes, así como el objeto u objetivo general del acuerdo.
Posteriormente se establece con precisión de qué se tratan los compromisos y obligaciones a las que se comprometen las partes, quién paga, qué servicios paga y las especificaciones en cuanto a tiempos y movimientos.
Formatos y registros
Los formatos son planillas o documentos estructurados que nos permiten registrar datos y resultados respecto a una tarea para comparar o corroborar la aplicación de procedimientos, tareas o resultados.
Pueden ser internos y relacionados con el desempeño de los sistemas de calidad o externos y relacionados con la satisfacción de clientes, proveedores, acreedores, patrocinadores o aliados.
Monitoreo y evaluación
Los mecanismos de monitoreo y evaluación sirven para incorporar ajustes que faciliten la adaptación de una organización al entorno y mejoren su desempeño. Pueden expandir su uso, mejorar la relación del costo y el beneficio de las operaciones y resultados, o bien, para diferenciarla de otras alternativas.
Análisis funcional
El análisis funcional está comprometido con la mejora de beneficios o resultados de una organización y el cumplimiento de sus objetivos internos y externos.
Incluye tanto búsqueda de la reducción de costes en tiempo, dinero y esfuerzo, como la mejora de la satisfacción de los interlocutores internos y externos que generan lealtad y compromiso, además de calidad percibida de los productos que generan o los servicios que prestan.
El análisis funcional, es un enfoque de trabajo que se basa en una estrategia deductiva que incorpora preguntas relacionadas tanto con las funciones superiores y operativas que se definen de acuerdo con las características y objetivos de cada organización, pues, algunos atributos funcionales que son adecuados para una circunstancia requieren ajustes específicos para su uso en otras situaciones, de manera que el valor funcional tiene características genéricas y particulares.
Las tres preguntas base para un análisis funcional son:
- ¿Qué resultado se espera obtener?
- ¿Cómo se obtiene ese resultado?
- ¿Cuánto se invierte en tiempo, dinero y esfuerzo para obtener el resultado?
- ¿Qué se puede mejorar y qué debe permanecer?
La principal ventaja del análisis funcional es mejorar la calidad de cada procesos y al mismo tiempo aumentar las ventajas competitivas de la organización. Se puede comenzar por un proceso operativo y su articulación con otros para proponer mecanismos de mantenimiento y ajuste que vayan logrando el óptimo rendimiento de cada eslabón y del conjunto.
Razones financieras
Uno de los principales retos de las organizaciones se relaciona con su capacidad de evaluar y ajustar sus estrategias financieras.
Aumentar su alcance implica invertir más, tanto en insumos, maquinaria, equipamiento y tecnología como en personas, organización interna y comunicación hacia fuera.
Las razones financieras son herramientas que nos permiten evaluar de manera fidedigna y precisa la situación de cada organización para tomar mejores decisiones.
- Las razones de liquidez miden la capacidad de las organizaciones de contar con dinero en efectivo o líquido para cubrir sus obligaciones a corto plazo.
- Las razones de apalancamiento miden el grado en que los proyectos han sido financiados considerando la contribución de terceros (deuda) como la de los propietarios (capital).
- Las razones de rentabilidad miden la capacidad de las organizaciones para generar beneficios a partir de los recursos que se utilizan en su operación.
Autoevaluación de la política social de empresas multinacionales
Aunque esta herramienta de autoevaluación está construida para ayudar a las empresas multinacionales que pretenden comparar sus políticas y prácticas sociales empresariales con las orientaciones proporcionadas en la Declaración tripartita de principios sobre las empresas multinacionales y la política social (Declaración sobre las Empresas Multinacionales), puede utilizarse para todas las organizaciones interesadas en participar en la creación de un entorno más equitativo y equilibrado.
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