Por Alejandra Zorrilla y Mariana Viramontes
Conocer fórmulas para planear la elaboración de un documento aumenta su éxito y facilita su lectura y comprensión.
El éxito de un documento aumenta cuando planificamos su elaboración y ponemos atención a la generación objetivos en diferentes niveles programáticos.
Tener claro qué queremos es el primer paso para obtenerlo.
Los cinco pasos que planteamos a continuación te ayudarán a planear mejor la redacción y edición de un documento con sentido:
5 pasos para planear la redacción y edición de un documento con sentido
- Saber para qué
- Asumir de parte de quién
- Definir para quién
- Diseñar los objetivos programáticos
- Establecer un plan de acción
Primer paso: Saber para qué
El primer paso es generar un objetivo superior, que se relaciona con que el lector tenga información útil de forma accesible y comprensible para solucionar un problema, capitalizar una oportunidad, ampliar su perspectiva o conocimiento de las cosas, generar una conducta, capacidad o habilidad.
El objetivo superior es el punto de partida y de llegada. Responde a la pregunta ¿Para qué es el documento? ¿Qué esperamos que los lectores obtengan de su lectura? ¿Cuál es el propósito de que exista?
Para la generación de objetivos superiores no es necesario ser precisos en términos de tiempos y mediciones, pues se trata de establecer una visión de futuro y plantear la dirección en la que iremos o el lugar al que queremos llegar (Fontaine & Bernhard, 1998).
Una vez que tenemos claro que nuestro objetivo superior es comunicar algo a un grupo de lectores con un propósito determinado.
En nuestra experiencia, los objetivos de los documentos estratégicos o técnicos se vinculan con alguno de los siguientes asuntos:
- Presentar un plan, un proyecto, un programa o una política para que quienes lo lean sepan cómo actuar en consecuencia.
- Dar a conocer los componentes de un sistema para que quienes forman parte del sistema puedan hacer su parte de forma más eficiente y coordinada.
- Difundir los resultados de una investigación para que las personas que lo lean puedan aprovechar el conocimiento adquirido.
- Divulgar una postura para generar nuevos paradigmas y motivar el debate.
- Compartir una técnica o una metodología para facilitar una tarea.
- Motivar a un grupo de personas para transformar una forma de actuar o trabajar.
Estos temas como limitativos, sino pautas de apoyo. Desde ahí agregamos el tema específico que nos ocupará, analizamos las necesidades del público objetivo al que dirigiremos el documento, el tiempo en que nos proponemos terminar, la dimensión aproximada del caso y el tipo de narrador que adoptaremos.
Segundo paso: De parte de quién
A veces redactamos como autores independientes, otras veces participamos varios autores autónomos interesados en un tema común, y muchas veces escribimos por encargo de un tercero que nos contrata para escribir sobre un tema.
Como autores independientes
Cuando redactamos como autores independientes tenemos claro que generar un objetivo nunca es perder el tiempo y sólo requiere responder una pregunta: ¿Qué es lo que quiero lograr con este documento? Entre más precisa sea la respuesta, más fácil será el camino.
Varios autores autónomos interesados en un tema común
Cuando realizamos un proyecto colaborativo en el que participamos varios escritores o investigadores, generar un objetivo común y ponernos de acuerdo en los detalles es la clave del éxito. Para esto es necesario invertir tiempo al principio del proyecto y tener claro que el tiempo utilizado en la planeación ahorra tiempo posteriormente. Para facilitar esta tarea escribimos esta guía que ahora compartimos.
Contratados por un tercero
Cuando nos contrata una persona u organización para redactar un documento, el objetivo general suele estar decidido antes de que comencemos a escribir. En este caso, hemos aprendido que vale la pena revisarlo cuidadosamente, asegurar que es claro y comprensible para poder apropiárnoslo como punto de partida y llegada, por lo que es necesario llevar a cabo una sesión de arranque con nuestro cliente para asegurar que comprendimos puntualmente lo que verdaderamente quiere y necesita.
Consulta el artículo Tipos de narrador, ¿de parte de quién? donde encontrarás alternativas para comunicarte con consistencia.
Tercer paso: para quién
Los escritores y editores tenemos que lograr que los lectores a quienes va dirigido cada documento puedan acceder a la información que contiene, la comprendan y puedan utilizarla.
Reconocemos que es responsabilidad del escritor que el mensaje sea transmitido de de forma correcta para que el lector pueda recibirlo de forma adecuada, por lo que es necesario conocer el contexto, los códigos y las capacidades del lector. Nuestro reto es que al final del proceso de redacción y edición, logremos que cada frase, cada oración, cada diagrama y cada párrafo del documento que escribimos sea relevante, esté bien conectado y sea provechoso para el lector.
Consulta el artículo Tipos de lectores, ¿con cuál te identificas? para comprender mejor sus necesidades.
Cuarto paso: objetivos programáticos
El objetivo superior condiciona a los objetivos programáticos que tienen que ver con la relación que establecemos entre nosotros o con nuestros lectores
A partir del objetivo general, conviene generar objetivos específicos relacionados con la recopilación, análisis, síntesis y redacción de los contenidos.
Para asegurar que los objetivos que planteas están en un nivel adecuado, te recomendamos diseñar un árbol de objetivos.
En el árbol se colocan los objetivos menores hacia abajo, respondiendo a la pregunta ¿Cómo lo logro? y los objetivos mayores hacia arriba respondiendo a la pregunta ¿Para qué?.
Reflexiona y realiza este ejercicio tantas veces como sea necesario, y nombra a cada nivel programático de una forma diferente para hacer más clara su relación y nivel.
Niveles programáticos
Para generar objetivos específicos en Identidad y Desarrollo hemos desarrollado la fórmula objetivo AMIGO a partir un acrónimo que juega con la definición que nos invita a redactarlos de manera amigable, gratificante, medible, global y orientada.
Objetivos AMIGO
A – Amables
A-Amables para que sean gratificantes y no se sientan fuera de las posibilidades de quienes los persiguen. La amabilidad nos ayuda a reducir la incertidumbre y facilita la apropiación de los objetivos específicos por parte de quienes han de buscarlos.
M – Medibles
M-Medibles para que podamos monitorear el estatus y los resultados tanto en el tiempo como en recursos para palomear, continuar o corregir el rumbo.
- Escribir una guía (No es SMART);
- Tener una guía publicada en Amazon para diciembre. (Sí es SMART).
I – Inteligentes
I-Inteligentes para que ofrezcan solucionen reales y capitalicen las oportunidades del entorno.
G – Globales
G-Globales para que sean relevantes tanto para la organización en su conjunto como para el proyecto en particular, tanto incluso para el mundo en que vive el proyecto como para la comunidad que busca alcanzarlos.
O – Orientados
O-Orientados para que conduzcan las acciones hacia los objetivos superiores que les dan sentido.
Utilizar verbos precisos que nos ayudan a puntualizar lo que queremos para la generación de objetivos específicos de un documento técnico o estratégico, es una de las estrategia de enfoque que podemos utilizar desde el principio hasta el final del proceso.
Ejemplos de verbos para redactar objetivos específicos
| Analizar | Desarrollar | Estimar | Justificar | Probar |
| Averiguar | Describir | Establecer | Mencionar | Producir |
| Calcular | Detallar | Estudiar | Mostrar | Profundizar |
| Calificar | Determinar | Evaluar | Organizar | Proponer |
| Categorizar | Descubrir | Explicar | Orientar | Seleccionar |
| Considerar | Designar | Examinar | Oponer | Separar |
| Comparar | Descomponer | Fraccionar | Registrar | Sintetizar |
| Compilar | Describir | Formular | Reconstruir | Situar |
| Conceptualizar | Diagnosticar | Fundamentar | Relacionar | Sugerir |
| Concretar | Discriminar | Generar | Relatar | Trazar |
| Considerar | Diseñar | Identificar | Replicar | Valuar |
| Contrastar | Distinguir | Indicar | Reproducir | |
| Crear | Efectuar | Indagar | Resumir | |
| Deducir | Enunciar | Investigar | Revelar | |
| Definir | Enumerar | Interpretar | Planear | |
| Demostrar | Especificar | Inferir | Presentar |
Quinto paso: Plan de acción
El proceso de reflexión sistémica y ordenada para generar el plan de ación para la redacción y edición, nos permitirá prepararnos para tomar decisiones más adecuadas durante el proceso que requiere escribir un documento técnico o estratégico.
Utiliza las siguientes preguntas u otras que consideres clave para planear tu ruta:
Proceso de planeación con base en preguntas clave
| Proceso | Preguntas relacionadas con el planteamiento de objetivos específicos |
| Recopilación | ¿Qué tipo de información necesito? ¿Qué tipo de información son mas confiables? ¿Dónde puedo encontrarla? ¿Cómo voy a obtenerla? ¿En cuánto tiempo voy a conseguirla? ¿Quién va a recopilar qué en caso de que seamos un equipo? |
| Análisis | ¿Qué voy a buscar en la información que recabé? ¿Cómo voy a procesara? ¿En cuánto tiempo voy a examinarla? ¿Quién va a analizar qué y cómo vamos a comunicarnos y concluir sobre los asuntos relevantes en caso de ser un equipo? |
| Síntesis | ¿Qué información es relevante para el tema en cuestión? ¿Qué información es más general y cuál más particular? ¿Cómo puedo ordenarla para hacerla más concisa y comprensible? ¿Quién va a sintetizar cada apartado en caso de ser un equipo? |
| Redacción | ¿Cómo voy a lograr que el contenido que presente sea comprensible para mis lectores? ¿Qué quiero comunicar? ¿Cómo voy a comunicarlo? ¿Qué tipo de narrador es ideal para el tema y el lector al que irá dirigido? ¿En cuánto tiempo voy a redactar los contenidos? |
| Revisión | ¿Quién va a revisar el documento final? ¿Cómo se va a retroalimentar al autor o a los autores? ¿Quién tomará la decisión final? ¿En cuánto tiempo vamos a revisar el documento? |
Es válido tener un cambio de parecer, pero si hablamos de un documento diferente será necesario replantearlo parcial o completamente.
Si cambias de parecer sobre lo que quieres lograr a mitad de un documento, te recomendamos revisar y redefinir tu proyecto de documento comenzando por replantear el objetivo general y siguiendo con la generación de objetivos específicos para evitar que tu texto se convierta en un monstruo sin pies ni cabeza.
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