Existen diferentes fórmulas para diseñar y presentar un proyecto. Los doce componentes para presentar tu proyecto están basados en un exhaustivo análisis de requerimientos para en la presentación de proyectos culturales y productivos frente a organizaciones cooperantes.
¿Por qué preparar la presentación de un proyecto con sentido?
Quienes buscan apoyar o contribuir con la realización de un proyecto, suelen analizar el orden, la congruencia, la transparencia y la capacidad de rendir cuentas de los gestores que lo proponen.
Tener redactado y alineado cada componente del proyecto, te permitirá realizar presentaciones personalizadas, enfocándolas a los distintos interlocutores, adaptando la presentación final a las necesidades de cada caso.
Para lograrlo, te sugiero sistematizar la información cuidadosamente; recábala, créala, interprétela y ordénala para generar diferentes salidas de comunicación que puedan aprovechar los colaboradores, instituciones, clientes o inversionistas del proyecto.
Una presentación sólida se genera al identificar y ordenar factores que inciden en el proyecto para darle visibilidad, congruencia y credibilidad.
Redacta con claridad
Si diseñas con cuidado la presentación de tu proyecto, tendrás una buena base para hacer presentaciones personales y diseñar el material promocional para darlo a conocer.
- Asegura que cada apartado y cada elemento esté orientado al objetivo superior del proyecto.
- Usa frases cortas con estructuras sencillas. Ubícalas en párrafos estructurados que contengan menos de cinco enunciados a la vez. Expón la información con un orden lógico y con frases y párrafos bien estructurados
- Utiliza títulos y subtítulos simples, son más poderosos y más convincentes. Los títulos largos son difíciles de recordar y al final no sirven para nada.
- Expresa la identidad y personalidad del proyecto en todos los sentidos: al redactar, al ilustrar, al elegir el papel en que lo imprimes. La comunicación tiene muchas formas; hay mensajes labrados hasta en lo que no se dice. Es la coherencia entre la identidad del proyecto y la forma de redactar y proyectar el mismo. Implica precisamente ser y hacer de manera consistente.
- Redacta en voz activa, no en voz pasiva. Habla a tu interlocutor de frente.
- La voz activa indica que el sujeto realiza, ejecuta y controla la acción del verbo. Ejemplos de voz activa: El proyecto “Buscando el Paso” incide en el desarrollo local.
- La voz pasiva presenta al sujeto como pasivo o paciente, mientras la acción que indica el verbo es desempeñada por un complemento o agente y no por el sujeto. Se conjuga con el verbo ser en su misma persona. Ejemplos de voz pasiva: El desarrollo de la comunidad es apoyado por el proyecto “Buscando el Paso”.
- No utilices modismos, palabras rebuscadas o términos altamente especializados. Las palabras más sencillas siempre tienen más impacto. Por ejemplo, en lugar de escribir: “Con la finalidad de coadyuvar al desarrollo”, se puede decir: “Para contribuir al desarrollo”.
- Cuando utilices siglas, escribe entre paréntesis lo que quieren decir la primera vez que las uses. Por ejemplo: INCA (Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural); CDI (Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas); CONACULTA (Consejo Nacional para la Cultura y las Artes); PND (Plan Nacional de Desarrollo); etc.
- Considera los diferentes elementos que te permitan comunicarte mejor con los interlocutores de acuerdo con las diferentes formas de comprender la realidad.
- Si trabajas con un grupo de personas, consulta a los demás miembros del grupo para lograr una presentación a la medida de la comunidad. La responsabilidad del representante o el relator es hablar por el grupo, no por sí mismo. Puedes consultar en persona o utilizar herramientas de comunicación remota.
- Cada vez que presentes el proyecto abre un caso.
¿Para qué abrir un caso?
Cada vez que presentes el proyecto, habrá algunos elementos que valdrá la pena resaltar o adaptar a las necesidades de cada receptor. La idea es que la presentación ayude a cada persona a reconocer cómo es que el proyecto le ayuda a cumplir con sus propios objetivos o los de la organización que representa.
Abrir un caso cada vez que hagas una presentación, te permitirá dar seguimiento a lo que sucedió con cada presentación e ir mejorando de manera continua.
Analiza qué respuestas buscan la persona a quienes lo presentarás: en qué contexto se desarrolla, para qué, cómo, cuándo y dónde se va a realizar, que impactos va a tener, cuáles son sus riesgos y oportunidades, con qué recursos cuentas y qué recursos se necesitan, cómo se van a ejercer los recursos y cómo se van a medir sus resultados.
¿Cómo armar un buen caso?
Las siguientes recomendaciones para armar tu caso incorporan tanto las de la Asociación de Profesionales en Procuración de Fondos (AFP) y las de los asociados de Identidad y Desarrollo:
- Enfatiza en la oportunidad para el receptor, no en la necesidad de la organización.
- Dile al participante o inversionista o donante como su aportación hará la diferencia.
- Pon en evidencia que el proyecto logrará lo que propone.
- Evoca motivos emocionales y racionales para participar en el proyecto.
- Muestra los rasgos identitarios de la organización y presenta su trayectoria y logros.
- Adapta el caso a las circunstancias locales y particulares.
- Oriéntate tanto al exterior como al interior de la organización.
- Utiliza un archivo electrónico compartimentado y si lo consideras pertinente. Respalda los documentos en una carpeta que te permita ir modificando, agregando y fortaleciendo.
- Integra todos tus proyectos en un portafolios.
¿Para qué sirve un portafolios de proyectos?
Un portafolios de proyectos es un espacio en el que se archivan los proyectos de una organización.
Te permitirá identificar los elementos que puedan mejorarse, retroalimentar los procesos y optimizar los resultados, además de que te será más fácil encontrar aquellos elementos que puedan ser replicados.
Haz pública la información sobre la organización, tanto los proyectos exitosos como los aprendizajes de aquello en lo que has fallado. Esto que fortalecerán tu prestigio, tu credibilidad hacia dentro y hacia fuera, y, sobre todo, te mantendrá alerta y aprendiendo.
Las doce piezas para presentar cada proyecto
No importa en qué orden generes, redactes o acomodes los componentes del portafolios, asegura que cada vez que incorpores una nueva sección, revises y alinees la que estableciste con anterioridad.
- Portada: la primera impresión.
- Antecedentes: plantean de dónde viene la idea.
- Concepto rector: expresa para qué es el proyecto, su sentido de identidad, sus valores y creencias.
- Justificación: explica por qué es importante.
- Análisis del entorno: explora dónde vive e incide el proyecto.
- Objetivos operativos: determinan lo que se busca obtener con cada componente.
- Indicadores: evalúan los resultados para conducir los procesos.
- Presupuesto: identifica, cuantifica y organiza los recursos necesarios.
- Cronograma: propone los tiempos y movimientos de las acciones.
- Marco lógico: estructura y ordena el proyecto.
- Estructura organizacional: presenta los roles y relaciones de las personas que participan.
- Cierre: más que una despedida, una llamada a la acción.
Portada
Nunca tendrás una segunda oportunidad para hacer una primera impresión…
Lo primero que veremos, aunque tal vez sea lo último que preparemos es la portada.
La portada de un documento funciona como la sonrisa de bienvenida, o como el apretón de manos.
Además de estar construida teniendo en cuenta los planteamientos que diseñamos cuando definimos la forma en que ha de manifestarse la organización en función de sus expresiones identitarias, es importante tener en cuenta algunos elementos prácticos:
Nunca tendremos una segunda oportunidad para hacer una primera impresión. La portada de un documento es la cara del documento funciona como la sonrisa de bienvenida, como el apretón de manos.
La portada ha de adaptarse para dar su lugar a la persona u organización a la que va dirigida y contener:
- Nombre del proyecto
- Nombre de la persona o grupo que lo presenta
- Lugar y fecha
- Datos de contacto
A quién va dirigido
Antecedentes
Una historia que invita a continuar construyendo juntos…
En el apartado de antecedentes o introducción, anticipamos a los interlocutores contándoles brevemente la historia del proyecto para invitarlos a continuar construyéndolo juntos.
Puede incluir una fotografía o imagen sugestiva que se refiera a la solución que se busca plantear o el objetivo que rige al proyecto.
En el apartado de antecedentes se introduce a los interlocutores en la historia del proyecto para invitarlos a continuar construyéndolo juntos.
Una presentación de antecedentes sólida y bien armada convencerá al lector que vale la pena conocer el proyecto y lo invitará a invertir el tiempo suficiente para profundizar en los detalles de su interés.
- Identifica y plantea cuál puede ser la causa común, el motivo que vincula al proyecto con quien está leyendo de la propuesta.
- Presenta un breve resumen del problema y la solución, o de la oportunidad y el reto que representa el proyecto.
- Establece claramente los beneficios funcionales, emocionales y personales del proyecto.
- Dimensiona los recursos con que ya cuentas y los requerimientos de apoyo.
Idealmente se redacta en menos de una cuartilla donde se plantea de dónde vino la idea, porqué se cree que será exitoso, para qué se necesita:
Tendrán suficiente espacio para plantear detalles más adelante.
Concepto identitario
El concepto identitario es la representación mental de lo que somos y queremos. Incorpora sentido de trascendencia que responde la pregunta para qué, el sentido de identidad que responde quienes somos en acción y los valores y creencias que nos encuadran. Es el hilo conductor del proyecto.
Sentido de trascendencia
Hay distintas formas de verbalizar el sentido de trascendencia, entre las que se encuentran visión causa, fin, finalidad u objetivo superior.
Asegúrate de que tus interlocutores puedan saber que el proyecto forma parte de un sistema más amplio, y que su influencia va más allá de sus límites, que sus resultados aportan a una causa mayor, tienen un carácter permanente y una proyección hacia el futuro. Si tu causa es clara, verdadera y relevante, no te va a costar trabajo. Si no logras articular fácilmente tu objetivo superior, reflexiona un poco más sobre lo que realmente quieres y en qué contribuirá el proyecto a mejorar el sistema en que se mueve.
Lo importante es que exprese aquello a lo que se aspiran, eso que no necesariamente es alcanzable por el proyecto en si mismo, pero que está vinculado con mejorar vidas, salvar vidas, hacer un mundo mejor, más justo, más equitativo y feliz.
Sentido de identidad
El sentido de identidad refleja a la organización en acción se puede también llamar misión, propósito u objetivo general. Es lo que el proyecto hace actualmente para ayudar a trascender, a lograr acercarnos a esa visión, fin, finalidad u objetivo superior.
Redáctalo de manera que los lectores sepan con precisión de qué se trata el proyecto, a qué se dedica y que va a hacer para incidir en ese sistema.
Valores o creencias
Los valores o creencias manifestación de aquello en lo que creemos, lo que nos estructura, condiciona y guía nuestras actitudes y actuaciones.
No pongas tus propios valores en juego para vender una idea. Si tus interlocutores no están de acuerdo con los valores que te rigen como gestor o con los valores que rigen tu proyecto, o lo que piensas y eres, mejor que no siga leyendo tu propuesta. Seguramente encontrarás a alguien más que sea congruente con aquello en lo que tu crees.
Justificación
La justificación está diseñada para explicar las razones por las cuáles el proyecto se debe llevar a cabo y convencer a los interlocutores por qué ahora y porqué a través de la organización que presenta el caso. Tiene que ver con cuestiones prácticas, simbólicas y emocionales.
Los argumentos de la justificación se formulan para responder a tres preguntas:
- Porqué el proyecto
- Porqué contigo
- Porqué ahora
Puede vincularse con explicaciones o evidencias sociológicas, ideológicas, programáticas, históricas o jurídicas. No es necesario clasificarlas, sino encontrar aquellas que mejor se adapten al proyecto y a quienes van a leerlo y evaluarlo.
No olvides que los motivos que justifican un proyecto tienen que ver con aquello que es valioso para ti y tus interlocutores. Si piensas que existe algún valor que genere conflicto, es importante profundizar sobre lo que quieres decir para que quede claro.
Argumentos sociológicos
Los argumentos sociológicos plantean la relación entre los beneficios individuales y sociales que genera el proyecto, tanto inmediatos como en su relación con el mundo y el futuro.
Argumentos ideológicos
Los argumentos ideológicos representan ideas y conceptos que guían la finalidad del proyecto y que hacen sentido a quienes lo operarán y apoyarán.
Ten cuidado en este punto. No se trata de entrar a discutir posturas teóricas que generalmente presentan opuestos, yuxtapuestos o superpuestos complejos, sino de encontrar evidencias de lo que se logrará en un sentido amplio y de interés para las organizaciones cooperantes y los evaluadores, los beneficiarios y la propia organización que lo lleva a cabo.
Argumentos programáticos
Los argumentos político-programáticos vinculan la finalidad del proyecto con los objetivos establecidos en una política o programa definida. Son especialmente importantes para las instituciones cuyos presupuestos que se rigen en función de esquemas preaprobados por sus consejos o por reglamentos rigurosos.
Argumentos históricos
Los argumentos históricos expresan hechos pasados que avalan el proyecto, entre los que destacan otras historias de éxito de proyectos similares. Son especialmente recomendables cuando las organizaciones que presentan los proyectos pueden presentar sus propios casos de éxito.
Argumentos jurídicos
Los argumentos jurídicos indican cómo es que la finalidad del proyecto se ajusta a un imperativo legal, a un convenio, reglamento o ley que le da sustento. Son muy sólidos cuando los donantes se han comprometido a cumplir algún acuerdo que por algún motivo ha sido cumplido parcialmente o incumplido.
Análisis del entorno
El análisis del entorno se refiere a las situaciones del ambiente y el contexto que tienen influencia en el desarrollo del proyecto. Son aquellos elementos que se deben tener en cuenta para implementar las actividades y que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos.
Es importante vincular el contexto del proyecto con información cuantitativa y cualitativa. De este análisis derivan los supuestos que presentarás en el marco lógico, que se plantean más adelante.
Lee el artículo de hábitat biocultural y ten en cuenta también las siguientes consideraciones que algunas organizaciones pueden solicitarte.
Dinámica territorial
Son los elementos distintivos del territorio en el que se llevará a cabo el proyecto, particularmente aquellas que pueden influir en su definición y ejecución.
Generalmente se entiende por territorio el espacio natural o administrativo en el que se tiene previsto intervenir. Puede tratarse de una plaza, un barrio, una comuna, un poblado, un municipio, una región o estado, un país entero o cualquiera de los cinco continentes.
Lo importante es definir ese espacio y observar en él las características económicas, sociales, culturales, demográficas, políticas y otras que puedan ayudar a comprender la dinámica que ahí se lleva a cabo y que puede incidir en el proyecto.
Ubicación
Dado que el lector no necesariamente tiene referencias del lugar en cuestión, es recomendable delimitar el territorio de actuación del partiendo de lo general a lo particular: el país, la región, el estado, el municipio, la localidad, el barrio. Quédate en la denominación más específica, pero no omitas las más amplias o comprensivas.
De ser posible, incluye ilustraciones, fotografías y/o mapas georeferenciados para asegurar el alcance y la comprensión el espacio de intervención.
Características físicas
Si el proyecto lo amerita, incluye elementos de la geografía, el clima y otros datos de interés general que se relaciona con el territorio. Concéntrate en los que puedan afectarle al proyecto y evita poner datos que no sean relevantes y que solo ocupen lugar o confundan a los interlocutores. Muchas veces más es menos.
Características sociodemográficas
Aquí se analizan la dimensión y características de la población que habita en el territorio o de las personas que interactuarán con el proyecto. Puedes utilizar algunas gráficas ilustrativas, pero asegúrate de que sirvan para ilustren tu discurso, no para distraer al lector.
- Número de habitantes
- Procedencia de la población
- Saldo migratorio (emigración/inmigración)
- Previsión de la evolución de la población en un futuro (cuantía y tipología)
- Características étnicas
- Lenguas
- Religión
- Niveles de instrucción
- Situación laboral
- Tipo de ocupaciones y categorías laborales
- Impacto del desempleo
- Uso del tiempo libre
Si te es posible, enfócate en los beneficiarios directos que son las personas que se favorecerán con los resultados del proyecto. Es muy importante dimensionar quienes son, cuántos son y cómo son. Ilustra este apartado con gráficas y tablas. Concluye con un párrafo convincente que explica porqué el grupo necesita el proyecto.
Cada dato que presentes debe tener un motivo y una relación con el proyecto. Utiliza información publicada en fuentes oficiales o artículos académicos. Si no existe información oficial puedes utilizar información que obtengas a través de encuestas u observación directa.
Características y manifestaciones culturales
Son las cualidades más importantes de la cultura de la comunidad en que se desarrollará el proyecto, haz énfasis en aquellas vinculadas con la manifestación cultural de la que se trata el proyecto.
Contexto sectorial
Identifica el conjunto de actuaciones institucionales que afectan el campo de actuación al que se refiere el proyecto en el ámbito local, regional, nacional e internacional. Por ejemplo: Sociales, educativos, de juventud, de mujer, de la tercera edad, de empleo, etc.
Tendencias
Las tendencias son evidencias de cambios que están sucediendo en el entorno, que están orientando las cosas a nuevos rumbos, direccionando lo que ha sido antes o es ahora hacia nuevas realidades.
Aquí identificamos cómo va evolucionando o cambiando una realidad. En el caso de una manifestación cultural, se trata de conocer si esta crece, decrece, o está siendo influida para desarrollarse hacia algún lado y con alguna propensión, tanto en el ámbito de la comunidad como en su región de influencia, en el país y en el ámbito internacional.
Tiene que ver con lo más relevante del valor simbólico de la manifestación cultural de la que se trata el proyecto, la presencia histórica/factor de innovación en la vida social, presencia en los programas culturales, presencia en los hábitos de comportamiento cultural de la comunidad, motivaciones o despreocupación de la población hacia la manifestación cultural.
Objetivos operativos
Ordena los objetivos en un árbol o diagrama relacional que hacia abajo responda a la pregunta ¿cómo? y hacia arriba respnderán a la pregunta ¿para qué?
Para hacerlo más fácil podemos llamar distinto a los diferentes niveles programáticos al plantear un proyecto, como: Objetivo superior, general, específico, estrategia, táctica, acción, tarea, en fin.
Indicadores
Se dice con frecuencia que lo que no se mide no existe, y eso parecen pensar muchos donantes al recibir propuestas que no cuentan con fórmulas para medir el impacto del proyecto en términos de los resultados que se espera obtener en la transformación de las personas o comunidades y la contribución en la solución de problemas y necesidades que propongan los proyectos culturales.
El diseño de indicadores constituye una de las oportunidades de aprendizaje más importantes en el largo plazo.
Nuestra experiencia en Latinoamérica nos dicen que medir y evaluar no suelen ser los fuertes de las organizaciones locales.
De hecho tenemos la idea de que medir es calificar y calificar es encontrar culpables o al menos tener argumentos para regañar o hacer sentir menos a los demás.
Uno de los indicadores más importantes de un proyecto de interés para una organización cooperante o donante, se relaciona con las personas beneficiarias que serán favorecidas por el proyecto directa e indirectamente en el proceso.
A un patrocinador, además de interesarse en quién se va a beneficiar, le importará saber quienes verán su marca y que posibles consumidores conocerán sus productos o servicios.
Para calcular a los beneficiarios directos es importante generar una meta realista que pueda ser verificable.
Podemos establecer indicadores de proceso que nos ayudarán a monitorear el desarrollo de las actividades que conforman el proceso, de eficacia que tienen que ver con que las actividades se hayan realizados de forma correcta, de eficiencia que tiene que ver con los recursos utilizados para realizarlas, de calidad o satisfacción del cliente o de resultados.
La lógica del marco lógico
El marco lógico es una herramienta que nos permite planear nuestro proyecto de una forma sintética, éste establece resultados con impacto claro en el objetivo del proyecto y vincúlalos con indicadores y fuentes de verificación que aseguren a tu interlocutor que lo vas a llevar a cabo en tiempo y forma
Al utilizarlo, pon especial cuidado en los niveles programáticos (que no quede una acción en el nivel de un objetivo o viceversa).
Cronograma
El cronograma permite planear y dar seguimiento a las actividades, visualizar las acciones y tareas a través de una gráfica de tiempo, que puede estar fraccionada en días, semanas, meses o años.
De hecho podemos tener distintas visualizaciones del cronograma.
Para facilitar la visualización de las actividades y tareas divídelas en subconjuntos relacionados con etapas, rubros, componentes y categorías. Si hay varias personas que participan en el plan, establece quién es responsable de cada actividad tarea para facilitar el seguimiento y cumplimiento. Enuméralas para organizar agendas, recordar y cumplir los compromisos.
Identifica las actividades que pueden realizarse de forma simultanea y cuales son secuenciales, es decir se requiere haberlas completado una para poder continuar con la siguiente.
Presupuesto
Un presupuesto es un plan de recursos del proyecto, que se expresa en términos monetarios y funciona como una herramienta que permite conocer en qué se inviertenlos recursos para llevar un control detallado, facilitar la planeación y rendición de cuentas.
Aunque se diseña una vez que se han identificado las actividades y tareas necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto a través del cronograma, es posible que sea necesario ajustar ambas herramientas al identificar los recursos se necesitan para llevarlas a cabo.
El presupuesto contabiliza y valora todos los recursos necesarios para realizar el proyecto. Es conveniente tener el presupuesto desglosado en dos niveles: por etapa y por tipo de recurso.
- Recursos humanos
- Recursos materiales
- Recursos tecnológicos
- Recursos financieros
Utiliza una matriz de Excel u otra herramienta de cálculo, y establecer las categorías de recursos que van a utilizarse, lo que significa cada una y cómo se va a asignar valor financiero a cada uno.
Estructura operativa
La estructura operativa u organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades que realizan las personas que participan en una organización o proyecto.
Existen distintos tipos de estructuras organizacionales. Entre las mas utilizadas están las lineales, las funcionales, las divisionales, las matriciales y las estructuras en red. Lo que querrán saber los donantes es cómo se organizarán las personas que participarán en el proyecto, cuál es su perfil y sus credenciales que rol tendrá cada en su ejecución.
Si quieres conocer distintas tipologías de estructuras organizacionales, sus ventajas y desventajas, lee el artículo estructuras organizacionales.
Cierre
Un buen cierre agradece, concluye y llama a la acción
Antes de cerrar redacta el cierre revisa tu introducción y selecciona lo que creas que es más relevantes para tu interlocutor: Qué es, de qué se trata, hacia dónde va, cuál es su finalidad, porqué estás seguro de que tendrá éxito, qué esperas que tu interlocutor haga o aporte y porqué.
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