La transparencia web promueve la colaboración, la trazabilidad y la claridad de los procesos, de las actuaciones y de los resultados de los proyectos y organizaciones con sentido.
Ser transparente es hablar claro, es expresar nuestra verdad mostrando lo que somos de forma auténtica, legitimar nuestros valores y nuestras creencias, asumir lo que somos y respetar a nuestros interlocutores.
¿Por qué ser transparentes?
Cuando queremos ocultar algo de nuestra vida o de nuestro negocio, nos volvemos vulnerables, tenemos fugas de energía y se nos complica enfrentarnos a nuestras debilidades. El costo de tratar de ocultar un hecho, una relación, un defecto o un número, suele ser mucho mayor que el de encontrar fórmulas para abrir, reconocer y compartir información.
En cambio, cuando decidimos tener una comunicación abierta y transparente mostramos seguridad y ganamos la confianza de las personas con quienes nos relacionamos y lo más importante: nuestro equipo está informado de lo que sucede dentro de la organización, facilitamos el cumplimiento de los objetivos, compartimos oportunidades y evitamos la desinformación.
Los especialistas en comunicación nos advierten que vale la pena medir y conocer la opacidad de los medios de comunicación, de quienes editan o de quienes nos informan para conocer qué tan confiables son. En el ámbito corporativo también se habla de lenguaje opaco y hay muchas referencias que nos muestran cómo la falta de transparencia afecta la credibilidad, la eficiencia y las relaciones interpersonales de quienes colaboran, compran o proveen servicios a cada organización.
¿Qué es transparencia web?
Cada vez es más difícil imaginar la comunicación, la colaboración o la gestión de conocimientos sin pensar en el uso de tecnologías de información y comunicación. La digitalización facilita el intercambio y la administración de datos y conocimientos, que mueven los cambios en las organizaciones sociales.
El uso de una página web pública para compartir los avances de los proyectos y administrar el conocimiento compartido, permite a la comunidad participante comunicar y recibir lo que está sucediendo con respecto a los proyectos y los procesos. En la medida en que se alimenta la página web comunitaria, se convierte en un punto de referencia para quienes participan en los proyectos.
La administración y desarrollo de páginas web con diferentes partes interesadas de la comunidad para proporcionar herramientas y habilidades que aseguren la sostenibilidad del sistema.
Idealmente está diseñado en una interfaz de usuario gratuita y amigable para facilitar la administración de las partes interesadas locales e incorpora elementos y símbolos locales para mejorar el significado local basado en el concepto rector, y considera la incorporación de datos, información y conocimiento para facilitar la comprensión de las condiciones de los proyectos y las tendencias, comparar resultados y promover una cultura de colaboración entre los participantes en cada parte del proceso y cada proyecto específico.
¿Por qué no somos transparentes?
Hay múltiples motivos por los que nuestra comunicación no es transparente, algunos voluntarios y otros no tanto.
¿Hay algo turbio?
Entre los motivos voluntarios más clásicos para decidir ser opaco, ocultar información, no decir toda la verdad o no ser transparente está el miedo al qué dirán, sobre todo si hay algo turbio en las actuaciones de la organización o sus miembros.
¿Tienen miedo al qué dirán?
También existe la posibilidad de que una organización no quiera que su comunidad o sus colaboradores se enteren de sus éxitos para evitar que le envidien o le pidan compartir, o que se enteren de sus errores o fracasos para evitar que le critiquen. Ambos motivos pueden ser legítimos, aunque es buena idea evaluar con cuidado el costo de la opacidad y comparar las ganancias del encubrimiento frente a las de la transparencia.
¿Sólo les importan los interlocutores externos?
Por otra parte, la importancia de los clientes internos o de la comunicación interna no siempre es reconocida por algunas organizaciones, lo que se pone en evidencia entre quienes privilegian las inversiones en tiempo, dinero y esfuerzo para diseñar estrategias y desarrollar herramientas que les permitan comunicarse hacia fuera: particularmente hacia los clientes.
¿No pueden reconocer la importancia de gestionar los procesos porque les deslumbran los ingresos?
El viejo paradigma de concentrarse solo en generar ingresos sin calcular el impacto positivo de controlar los gastos o aumentar la eficiencia para mejorar los rendimientos de la organización y cumplir sus objetivos sigue instalado en algunas organizaciones que no siempre logran mantenerse a flote.
¿Cuál es el valor de la transparencia en la productividad de una organización?
La transparencia en la productividad es un elemento clave que puede tener un impacto significativo en el rendimiento y éxito de individuos y equipos dentro de una organización.
La transparencia en la productividad es una herramienta poderosa que fomenta la colaboración, la alineación, la confianza y el aprendizaje en una organización. Promueve un ambiente de trabajo positivo y eficiente, donde todos los miembros del equipo se sienten valorados, informados y motivados para alcanzar sus objetivos comunes.
- Claridad y alineación: La transparencia en la comunicación de metas, objetivos y expectativas permite que todos los miembros del equipo estén alineados en cuanto a lo que se espera de ellos. Cuando todos conocen su rol y contribución, es más probable que trabajen en la misma dirección y eviten confusiones o duplicación de esfuerzos.
- Confianza y honestidad: La transparencia fomenta la confianza dentro del equipo y con la dirección. Cuando los líderes y colaboradores son abiertos y honestos sobre los desafíos, logros y oportunidades, se crea un ambiente de confianza que mejora la colaboración y el trabajo en equipo.
- Retroalimentación y mejora continua: La transparencia en el proceso de retroalimentación permite a los miembros del equipo entender sus fortalezas y áreas de mejora. Esto facilita el aprendizaje y la mejora continua, ya que se pueden hacer ajustes y correcciones para aumentar la eficiencia y la calidad del trabajo.
- Motivación y sentido de pertenencia: Cuando los empleados son informados y tienen una comprensión clara del propósito y el impacto de su trabajo, se sienten más motivados y conectados con los objetivos de la organización. La transparencia en la productividad crea un sentido de pertenencia y compromiso con el equipo y la empresa.
- Resolución de problemas y toma de decisiones: La transparencia en los datos y la información permite una toma de decisiones más informada y fundamentada en evidencias. Cuando todos tienen acceso a la misma información relevante, se pueden tomar decisiones de manera más rápida y efectiva.
- Agilidad y adaptabilidad: La transparencia facilita la detección temprana de problemas y desafíos, lo que permite a los equipos abordarlos de manera más ágil y proactiva. Esto promueve la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios y mantenerse flexibles ante las circunstancias cambiantes.
- Aprendizaje organizacional: La transparencia en la productividad impulsa el aprendizaje organizacional al compartir las mejores prácticas, lecciones aprendidas y conocimiento entre los miembros del equipo y diferentes áreas de la organización.
Crear un sistema de gestión de conocimiento y transparencia web es una excelente manera de organizar, almacenar y compartir la información y el aprendizaje.
Diez pasos para diseñar un sistema de gestión de conocimiento efectivo y transparente en una web
- Define los objetivos y alcances
- Selecciona una plataforma o software
- Estructura la información
- Crea una base de conocimiento
- Fomenta la colaboración
- Establece permisos y accesos
- Facilita la búsqueda y navegación
- Promueve la actualización y mantenimiento
- Ofrece capacitación y soporte
- Mide la efectividad
1. Definir los objetivos y alcances
Determina los objetivos que deseas lograr con el sistema de gestión de conocimiento. Define el alcance del sistema, incluyendo qué tipo de información se almacenará y quiénes serán los usuarios.
2. Seleccionar una plataforma o software
Elige una plataforma o software adecuado para crear y gestionar el sistema de gestión de conocimiento. Hay diversas opciones disponibles, desde sistemas de gestión de contenido (CMS) hasta plataformas específicas de gestión de conocimiento.
3. Estructurar la información
Diseña una estructura clara y lógica para organizar la información en el sistema. Utiliza categorías, etiquetas y metadatos para facilitar la búsqueda y recuperación de datos.
4. Crear una base de conocimiento
Empieza a cargar la información en el sistema. Esto puede incluir documentos, manuales, tutoriales, videos, presentaciones y cualquier otro tipo de contenido relevante.
5. Fomentar la colaboración
Permite que los usuarios contribuyan al sistema compartiendo su conocimiento, haciendo preguntas o proporcionando comentarios. La colaboración enriquece la base de conocimiento y fomenta un ambiente de aprendizaje.
6. Establecer permisos y accesos
Define los niveles de acceso y permisos para los diferentes usuarios. Algunos contenidos pueden ser públicos, mientras que otros pueden ser restringidos para ciertos grupos o roles.
7. Facilitar la búsqueda y navegación
Implementa herramientas de búsqueda avanzada y un sistema de navegación intuitivo para que los usuarios puedan encontrar fácilmente la información que necesitan.
8. Promover la actualización y mantenimiento
Establece un proceso para mantener la información actualizada y revisar periódicamente la base de conocimiento para eliminar contenidos obsoletos.
9. Ofrece capacitación y soporte
Proporciona capacitación a los usuarios sobre cómo utilizar el sistema de gestión de conocimiento de manera efectiva. Ofrece soporte técnico para resolver cualquier problema o duda que puedan surgir.
10. Medir la efectividad
Establece indicadores de rendimiento para evaluar la efectividad del sistema de gestión de conocimiento. Realiza seguimiento de la utilización y la satisfacción de los usuarios y realiza mejoras en función de los resultados obtenidos.
La implementación de un sistema de gestión de conocimiento y transparencia web requiere tiempo, esfuerzo y compromiso. Sin embargo, los beneficios de tener una base de conocimiento organizada, accesible y actualizada pueden ser enormes, ya que facilitará el aprendizaje, la colaboración y la toma de decisiones informadas en tu organización o comunidad en línea.
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